団体内のコミュニケーションは大丈夫?イベントの準備で起こりがちな情報共有のミスを事前に防ぐ方法とは

情報共有のミス

イベントを企画する上で入念な準備は事欠かせません。
しかしイベントの規模が大きくなればなるほど、「情報共有のミス」は起こりやすくなります。

準備段階のミスは、イベント当日の致命的なミスに繋がりかねません。
避けられるミスは未然に防ぎ、安心して当日を迎えたいものです。

そこで今回はイベントの準備で起こりがちなミスと、
それを未然に防ぐ為の対応策を紹介したいと思います。

起こりがちな5つのミス一覧

1.仕事の期限を守れない
2.同一人物に同様の広報文を2回送る
3.予算よりも多くお金を使ってしまった
4.当日使う準備物の役割分担ができていなかった
5.告知文、資料の誤字脱字

これら以外にも細かなミスはあると思いますが、
今回はイベント当日に直接関わるミスを中心に紹介します。

1. 仕事の期限は文字情報として管理する

「情報共有」のミスで多いのが、仕事の期限が守られない事です。
仕事の期限を守らない本人にも責任はありますが、
それを管理しなかった人にも責任はあります。

仕事を依頼する際に、口だけで依頼をしてしまう事は多いです。
しかし口だけの依頼はすぐに忘れてしまうので、
必ず文字情報にして期限を管理するようにしましょう。

文字情報にして期限を記録するのに、
おすすめのサービスをいくつか紹介します。

・googleカレンダーのタスク、リマインダー機能
・チャットワークのタスク共有
・Facebookグループのウォール

これらのサービスはスマホと連携させることで、
リマインドの回数を増やす事もできます。

期限は守らないと、お互いの信頼関係にヒビが入りかねませんので、
ミスが起こらないように情報の管理を徹底しましょう。

2. 広報のアプローチ先は管理者がリスト化する

営業や広報の担当の間で多いミスが、同一人物に二回以上同じ連絡をする事です。
このようなバッティングのミスは、アプローチの数が多くなればなるほど起こります。

このようなミスを未然に防ぐ為には、アプローチ先の情報を管理する人を決めて、
全てのアプローチ先をリスト化するようにしましょう。

FBメッセージやメールで随時共有する方法も悪くはありませんが、
広報に関わる人が増えて来ると、既存のアプローチ層を確認するのに、
多くの手間と時間がかかってしまいます。

googleドライブのexcel機能を使う事で、リスト化と共有ができますので、
管理者はこまめにリストの更新を行いましょう。

同じ広報文が2度送られてくる事はイベント参加者の立場としてあまり良くは思えませんので、
イベントのブランドを下げない為にも情報共有は徹底しましょう。

3. 予算に関して明確なルールを作る

情報共有で避けたいミスの一つが予算の使い過ぎです。
予算の上限を全く知らないメンバーが、イベントに必要な物を自腹で買って、
それを後で請求されたなんて事も多いと思います。

このやり方でも問題は無いのですが、もし高額な支払いが発生した時に、
予算から支払いができなくなったり、イベントの収益が赤字になる事もあると思います。

予算に関しては分かりやすくて明確なルールを決めましょう。
オススメのルールは以下の通りです。

★ 支払いの請求はイベント後に領収書を持ってまとめて報告
★ 一度に1000円以上の支払いがある時は担当に確認
★ 準備物を買う場合は、1日前までに見積もり(商品、個数、合計)をメールで報告

細かすぎるルールはすぐに忘れてしまいますし、
あまりシンプルすぎるとルールを決める意味が無くなります。

箇条書きで3〜5項目のルールを決めて、それをメンバー全員に必ず伝えましょう。

4. イベント当日に必要な物は紙に書き出して担当を決める

イベント当日になって当日参加者に配る資料が印刷されていないなど、
準備物のミスはどうしても起こりがちなものです。

これを防ぐには想定できる準備物を全て紙に書き出して、
それぞれに担当を付けるしかありません。

□ 参加者配布資料:田中
□ スタッフ名札:坂本
□ 登壇者様の飲料水:高橋

このようにして必要な物は全て紙に書き出して、
それを誰が用意して、その確認は誰がするのか担当を必ず決めましょう。

当日になってから準備物がなくてバタバタすると、
イベント自体のクオリティを下げる事にもなりかねません。
当日必要なものは担当の人が責任を持って準備、管理を行いましょう。

5. 外部へのメールはBCCを使ってメンバー全員で共有する

外部へのメールは慎重に作成するとは思いますが、どこかしらにミスは潜んでいます。

これを防ぐにはより多くの人の目に情報を触れさせるしかありません。

例えば企業が発行するメルマガでは社内でテスト送信を行い、
必ず作成者以外の人が、誤字脱字などのチェックを行います。

文字量は多くなればなるほど、ミスが隠れてしまいます。
イベントで特に重要な関係者である登壇者などには、
担当が一人でメールの作成と送信をするのではなく、チェックを行う人を付けましょう。

また、外部に送信する際にもBCCにメンバーのアドレスを入れる事で、
送信後のミスの早期発見にも繋がります。

社会では文字のミス一つで信頼問題にも関わります。
外部へのメールのチェックはメンバー全員で入念にチェックを行いましょう。

おわりに

情報共有のミスで一番怖いのが、責任の所在が不明確になりやすい事です。
情報共有のミスが起こると、お互いに粗探しをしがちになります。

だからこそ起こりがちなミスは未然に防ぐ努力をしましょう。

ミスは知っている事で防げるものが数多くあります。
当日のイベント運営をより良いものにする為にも、普段から積極的に情報共有は行いましょう。