学生団体を卒業する先輩、ちょっと待った!引継ぎの「how」について確認しよう!

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こんにちは!
ススメライターの依田(https://www.facebook.com/yurika.yods?fref=ts)です。

大学を卒業されるみなさん!
就活を迎えるために学生団体を引退されたみなさん!
「学生団体の引継ぎ」はしっかりできましたか?

以前に、私の経験から「これさえ引き継いでおいてくれていれば!」というものをまとめた記事があります。
これさえ引き継いでくれていれば…経験者が語る、学生団体引退の際に絶対引き継いでほしいもの3選

今回は「what」ではなく「how」の方のお話をしていきたいと思います。
引継ぎをしないで卒業なんて言語道断!
後輩、団体のためにどのように引継ぎをしていったらいいか、提案をしていきたいと思います。

まず、引継ぎにおける心構え

引継ぎとは「自分の後輩が、自分たちが所属していた時と同じように、ないしそれ以上に業務や作業をスムーズにこなすことができるようにするため」に行うものです。
まずはこの心構えを頭に入れ、引継ぎをしていきましょう。

引継ぎは必ず文章化、データ化する

必ず文章化、データ化しましょう。
口頭での引継ぎなど言語道断です。
ミーティング中に口頭で引継ぎし、後輩がメモを取る。
これは引継ぎとは言えません。

口頭だと抜けや漏れが出る可能性もあります。
また、あとから入会してきた人たちに共有するにも手間がかかります。
その点を考えるとやはり文章化、データ化することをオススメします。

データ化した資料はいつでも誰でも共有できる形に

データ化した引継ぎ資料は、学生団体のメンバーであればいつでも誰でも共有できる形にしておきましょう。
そのために重要なのは保存場所です。

私が以前所属していた団体は引継ぎの体制が本当にずさんで、先輩が引継ぎをしたい子にだけ引継ぎをしていました。
先輩は引継ぎ資料は作ってくれていたものの、その資料は次の担当のUSBの中にしかないという状態でした。

クラウド等を利用し、いつでも誰でも共有できる環境を作っておきましょう。
また、クラウドであれば変更を加えたい場合にネット上ですぐに修正を加えることができるため非常にオススメです。

「分かりやすい資料」のポイント2選

最後に、分かりやすい資料のポイントを2つご紹介いたします。

業務に関わる関係者、担当者を明確に

これまでのこの事業の担当者は誰で、それに関わる企業や担当者様は誰で…等々
細かく関係者や担当者を記載していきましょう。
何か疑問や問題があったときに、誰に責任があったのか明確化されます。

次の世代だけでなく、いつ問題が発生するかは誰にもわかりません。
何代かのちの団体のメンバーが直接知らない過去のメンバーに業務のことを聞く必要があるかもわかりません。

手順はこれでもか!というくらい丁寧に

自分で何度も何度も読み返し、別の人が読んでもしっかりと理解できるか確認をしながら丁寧に作っていきましょう。

以上、学生団体の引継ぎについてお話しました。
卒業する先輩は後輩、団体のために責任を持って確実に引継ぎをしていきましょう!

ABOUTこの記事をかいた人

依田有里佳

東京女子大学 現代教養学部 国際社会学科 国際関係専攻3年 アジア、特に中国、台湾が大好き!台湾に5年滞在した経験があります。 大学では中国、台湾について研究。2015年9月より上海へ留学。 夢は、「伝える力で明るい東アジア」を作ること! 趣味は海外ドラマ、アニメ観賞。 facebook→https://www.facebook.com/yurika.yods