その営業メール、大丈夫・・・?企業に営業メールを送るときに確認すべきチェックポイント

学生団体が営業をするうえで、企業や社会人にメールを送る機会があると思います。
会ったことがない相手にとっては、メールの文面が第一印象となります。

ですので、メールの文章がしっかりしていないと反応は悪いですし、
場合によっては返信が返ってこないことも多々あるでしょう。

そこで、今回は営業メールを送る前に最低限確認しておくべき点をまとめました。

メールで送る

当たり前のようなことをはじめに書きますが、メールで送りましょう。

twitterのダイレクトメッセージ、Facebookのメッセージなど、
SNSでの連絡手段を使うケースもありますが、メールを使いましょう。

仕事中にFacebookを開くことは一般的ではありません。
ベンチャー企業やIT企業で仕事の一部としてFacebookを使うことはありますが、
会社員が通常業務と関係ないところでFacebookを使うことは、
大学生が授業中にケータイをいじるのと同じようなことです。

つまり、Facebookやtwitterで連絡をされたとしても返信はしにくいです。
また、メールと違って管理しにくいですし、返信漏れなども起こりがちです。

相手の連絡先が分かるのであればメールで送るようにしましょう。

件名がついている

社会人や企業でのメールのやり取りでは件名が付いていることが基本です。

メールの件数も多く、件名だけで簡単にチェックしてしまうこともなくはありません。
件名をつけることで、相手に内容がしっかり伝わるような工夫をしましょう。

件名の例としては、「【イベント協賛のご依頼】」などが分かりやすくてよいかと思います。

メールの目的がはっきりとしている

メールで一度に伝えようとして何が言いたいのか分からないメールになっていませんか?
メールを送る目的をしっかりと確認したうえで送りましょう。

協賛獲得の営業であれば「相手に興味を持ってもらいアポを取る」ことがメールの目的ですよね。

・相手が興味を持ちたくなる内容なのか
・ただ一方的に内容を伝えるだけになっていないか
・アポを取りたい(会いたい)ことをしっかりと伝えているか

しっかりと確認してみてください。
どういったメールであれば相手が返信しやすいか、相手の立場になって考えてみることは大事です。

企業にメールを送る前に、まずはメンバー同士でメールを送ってやり取りすることをおすすめします。

正しい敬語かどうか確認する

友達や知り合いに送るようなラフなメールになっていませんか?
ごく稀に友達を誘うようなメールを送っている学生団体もあります。

まずは、顔文字や★などの記号を使うことはやめましょう。
迷惑メールと勘違いされてもおかしくありません。

また、文章の構成がしっかりとしているか確認してみてください。
「宛名、挨拶、本文、締め、署名」といった形で、
基本的な文章構成になるように心がけましょう。

最後に、間違った敬語や言葉を使っていないか確認しましょう。
全てを紹介することは難しいので、本を読んだり、ネットで調べることをおすすめします。

参考⇒『実は失礼!? 間違ったメールでの敬語の使い方【11選】』

添付忘れをしていないか確認する

資料の添付忘れがたまにあります。
もちろん添付忘れをわざわざ指摘してくれるケースは少ないでしょう。
かなり勿体ないミスなので、絶対にしないように。。

署名をつけている

上でも少し触れましたが、メールの最後には署名を付けましょう。
「名前」「所属」「アドレス」「電話番号」があるといいかと思います。

急ぎの場合は電話での連絡のほうがスムーズですし、
わざわざ電話番号を相手に伝えたり、電話番号を聞くのは手間です。

もし学生団体で作った共有のアドレスを複数人で使って送っている場合でも、
「問い合わせ先」といった形で入れておくといいでしょう。

アドレスがしっかりとしている

[ikechan-is-nickname-dayo@~~~]
のような友達とのやり取りで使うアドレスで送るのはやめましょう。

アドレスは[takuya.yamaguchi@~~~]といった形で、
自分の名前になっているのが一般的かと思います。
また、データのやり取りもしやすいように、PCメールを使うほうがいいでしょう。

返信は24時間以内を心がける

営業メールを送った後の話にはなりますが、返信は24時間以内を心がけましょう。
返信が早いほうが相手からの信頼も増しますし、早くて損することはありません。

もちろん営業メールを送ることで満足してはいけません。
メールを送ることは営業の第一歩ですので、送ったことで満足しないように。

営業に興味ある学生は、以下の記事もぜひ参考にしてみてくださいね。

『営業担当必見!学生団体に覚えておいてもらいたい8つの常識』
『学生団体が営業や協賛のときに役に立つ営業フローの基礎知識』