参加者満足度100%を達成する為に!イベント当日の運営スタッフが意識するべき3つのこと

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イベント当日に現場で参加者と直に接するのはスタッフの人たちです。
だからこそスタッフには主催者の思いをしっかりと伝え、
参加者に対するホスピタリティを徹底する必要があります。

スタッフの言葉遣い一つで、イベントの満足度は大きく変わります。
そこで、今回は参加者の満足度を最大限まで引き上げる為に、
当日の運営スタッフが意識するべき3つのことを紹介します。

大切なのは参加者に対する「おもいやり」と「感謝の気持ち」

イベント運営を行う上で大事なのは「おもいやり」と「感謝の気持ち」を持つ事です。
日本ではこれらの精神を至る所で体験する事ができると思います。

お店に入れば「いらっしゃいませ」と言われ、
何か買い物をするとレジで「ありがとうございます」と言われます。

感謝されると人は感謝を返したくなります。

イベントは参加者が来てくれることで始めて成り立ちます。
そして、参加者は時間とお金を使ってイベントに参加をしてくれているわけです。
その思いに対して「おもいやり」と「感謝の気持ち」を持って参加者をもてなすことで、
参加者に「またこのイベントに参加したい」と思ってもらえます。

礼儀やマナーも大事ですが、それが100%できていなくても、
思いを持って真摯に参加者と接すれば、必ずその思いは伝わります。

イベントの主催者は普段からそういった気持ちを行動に表して、
スタッフに浸透させていくことが大切です。

そのためにも、イベントの主催者はスタッフ一人一人に対しても、
「おもいやり」と「感謝の気持ち」を持って接するようにしましょう。

イベントについての情報共有を徹底する

イベント運営を行う上で、スタッフのイベントに対する理解度は高く設定する必要があります。

当日は参加者からトイレの場所や登壇者との交流についてなど、
様々な事を聞かれる事が多くなります。

このような状況に遭遇した場合でもスタッフ全員が柔軟に対応できる事で、
イベントに対する参加者の印象がとても良くなります。

情報共有をする上で、スタッフに共有、確認してほしい項目は以下の通りです。

1. イベントの主旨、目的
2. 自分の与えられた役割
3. イベントの内容(コンテンツ)
4. タイムスケジュールと会場の見取り図
5. スタッフ及び関係者の顔と名前
6. 服装と言葉遣い
7. 休憩時間と休憩場所

最低でもこれらの項目はイベント当日までに必ず共有するようにしましょう。
場合によってはイベント当日だけスタッフを依頼する事もあると思いますが
そのような状況でも、イベント前に最低でも一時間以上ミーティングの時間を取って、
スタッフ間で情報のズレを生じさせないように気をつけましょう。

情報共有がしっかりとされる事でイベント全体の運営もスムーズになり、
イベント自体のクオリティも非常に高くなります。

当たり前の行動を当たり前に行えるようにする

イベント当日の運営は誰にでもできることだからこそ、
当たり前の事を当たり前にできて始めて参加者の満足度も高くなります。

基本的な事ですが、スタッフは以下の事について徹底するようにしましょう。


・表情と笑顔
・服装と身だしなみ
・挨拶と声の大きさ
・汚れやゴミなどに対する配慮
・あくびや雑談を控える

これらのことは、社会人からすればできて当然のことです。
アルバイトであろうが、学生団体の活動であろうが、参加者からお金と時間を頂いている以上、
スタッフは会場において、「当たり前のことを当たり前に行う事」が求められます。

これらの事は決して難しい事ではありません。
意識して気を付ければ誰にでもできる事です。

しかし学生団体はイベントを通して得られるものが可視化されにくいこともあり、
どうしても基本的な行動に対しての意識がゆるくなりがちです。
どれだけ主催者が素晴らしい思いを持ってイベントを企画、運営しても、
その現場で動いているスタッフが適当な行動を取っていては、
イベントの満足度は低くなる一方です。

参加者はスタッフの行動を見ていないようで、無意識に見ています。
だからこそ、スタッフはイベントに対して「主体性」と「自覚」を持つようにしましょう。

また、主催者はスタッフがそれらの事をすでに理解していると思い込まないで、
「言葉の使い方一つ」についても丁寧に伝える努力をしましょう。

おわりに

満足度の高いイベントは集客も楽になりますし、
スタッフの経験や成長の度合いもとても高くなります。

何よりそれがイベントの「ファン」を作る事につながり、永く続くイベントが創られていきます。
団体としての価値を高める上でも、イベントの満足度にはこだわりをもって、
毎回のイベントの準備、運営を行うようにしましょう。