イベント担当必見!イベント会場を決まる前に必ず確認しておきたい4つのポイント

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みなさんはどのような基準でイベントの会場選びを行っていますか。
最近は企業のオフィスを借りたり、無料のフリースペースを貸し切ったりなど、
様々な場所でイベントが行われています。

100人以上のイベントを行う団体も多くありますが、
会場は規模が大きくなればなるほど、選択肢が限られてきます。

今回は規模の大きな会場を使う学生団体に向けて、会場選びの基準となる4つのポイントを紹介します。

アクセスがよいかどうか

会場選びで大事にしたいのが、どこにその会場があるのかという事です。

・場所が分かりづらいところにある
・駅からの会場までの距離が遠い
・使える路線が一つだけしかない

どれだけコンテンツが魅力的であっても、イベントは参加者が来なければ成り立ちません。
「そこなら行ける!」と参加者に思わせられるように、立地、アクセスにはこだわるようにしましょう。

・駅から徒歩10分以内
・山手線圏内(特に新宿、渋谷、池袋など)

以上の点を満たしているおすすめのイベント会場を3つ紹介します。

1.DHC コミュニケーションスペース
⇒渋谷駅から徒歩5分。小中規模のセミナーには最適!
2.豊島公会堂
⇒池袋駅から徒歩6分。会場も大きく、数百人規模のイベントも可能で、会場費もリーズナブル。
3.シダックスホール
⇒渋谷駅から徒歩5分。就活系イベントでも使われることが多くセミナーでの利用にも最適。

どのイベント会場も学生がイベントをするうえでとても使いやすいので、ぜひ参考にしてみてください。

会場の広さ/レイアウトはイベントに適しているかどうか

会場を決める際はメンバーで必ず下見を行いましょう。
下見をすることでイベント当日のイメージは湧きやすくなりますし、
会場レイアウトを考えるためにも必要になります。

会場の下見では以下の点を必ずチェックするといいです。

・会場の広さ
・机、椅子の数
・スライド、音響、照明などの備品の種類/数
・受付、トイレの場所
・駅からのルート
・スタッフの控え室

会場に直接足を運ぶ事で気付く点もたくさんあります。
また、メンバー全員が会場の下見を行っている事が理想的です。
当日の運営に支障をきたさない為にも会場の下見は必ず行いましょう。

会場費は予算内に収まるかどうか

イベント会場選びで気になるのは、いくらで借りることができるのか、という点は重要になりますよね。

企業の協賛やフリースペースを使えば完全無料でイベントを行えますが、
イベントの規模が大きくなればなるほど、会場費は高くなってしまいます。

大きな会場では、大きく分けて以下の3つのお金がかかります。

1.会場費
2.備品代
3.音響、照明費

会場費の目安は参加者50人、3時間で「平均3万円〜5万円」です。
参加者が100人を越えると、10万円以上になることが一般的でしょう。

また、イベント規模が大きくなるほど金額が高くなりがちなのは、「備品代」です。
イベント当日になって会場側に追加備品を頼んだら、
支払いが増えて赤字になってしまった、なんてこともあり得ます。

そういったことがないよう、下見の段階で必要な備品はしっかり確認してきましょう。
以下に、必要になる備品の例をあげておきます。

・司会台
・スクリーン
・マイク(有線、ワイヤレス)
・受付け用の机
・PCケーブル
・プロジェクター

また、音響や照明では場所によって、業者への依頼が必要になる所も多くあります。
できる限り自分たちのキャパシティにあった会場選びを心がけましょう。

会場規約やルールは問題ないか

当日の会場で飾り付けや飲食などを行う団体は、入念に会場の注意、禁止事項を確認しておきましょう。

・壁にセロハンテープ、ガムテープは使えるのか
・飲食の持ち込みは大丈夫なのか
・ゴミの片付けはどうなっているのか

これらの項目を守ることは自分たちの学生団体の信頼にも直接繋がります。
同じイベント会場を継続的に利用したいとしたら、
しっかりとした対応をしないと次回以降使えないこともあります。

イベント会場を借りるときにはイベント責任者だけでなく、
会場担当や清掃担当といった役割をしっかりと決めて、必ず詳細なチェックまで行いましょう。

学生と言ってもお金を払って会場を使えば、それは社会人と何も変わりません。
自分が場所を貸す立場になってみて考えて、場所のルールはきちんと守りましょう。

イベント会場選びはイベントの質を大きく左右します。

会場の広さ、設備の良さ、アクセス状況などはもちろんのこと、
会場費はイベントの支出のなかでも多くを占めることになるはずです。

これからイベント会場を選ぼうとしている学生はぜひ4つのポイントを確認してみてください。