イベントを黒字化できない学生団体へ。予算計画は始めから細かく建てよう

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イベントを行うときに多くの団体が金銭のやり取りを行うと思います。
参加料、会場費、項目ごとに詳細な計画を考えておかないと、
気づいた時には支出が増えて、赤字になってしまいます。

学生団体の活動において、お金の管理は難しい上に、
それがきっかけで多くの問題が起こりもします。

それらの問題を未然に防ぐために、
今回はイベントを黒字化する理想的な予算計画の作り方を紹介します。

収入と支出はいくらか、大枠のイメージから考えて行く

予算計画を建てる際に、どこから手を付けたらいいのか分からない人が多いと思います。
まずはかかりそうなお金の大枠を決めていきましょう。
目安を書いて行きます。

団体所属:10名、参加費:500円、参加者:50名のイベントを想定

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最初はカテゴリー毎に大きく分けて、
全体でいくらぐらいの収支にしたいのかを考えましょう。
最初から内訳や詳細な支出を考えると、頭がついていかなくなります。

まずはシンプルに「白紙とペン」を用意して、予算の全体像を作るようにましょう。

お金の理想と現実。お金が手元になければイベント準備はできない。

「Cash is king」という言葉を知っていますか。
お金は現金が手元あって始めて意味があります。

「参加費での稼ぎ」など
頭の中で考えているだけのお金には何の価値もありません。

これは企業でも同じ事が言えるのですが、
イベントでいくら稼ごうと考えていて、今手元にいくら準備できるのか、
お金についての「理想と現実」を考えましょう。

学生団体のイベントであれば、まずは収支がプラス1万円ぐらいになるように、
目標設定をしてみるといいと思います。

お金を稼ぐには、その分リスクを負わなければなりません。
10万円稼ごうと思ったら、最低でもそれと同額の資本金が必要になります。
今メンバーから集めてすぐに使えるお金と、参加者からの売り上げの配分を考え、
それに対して予算計画を考えていきましょう。

支払いのタイミングを把握して、リスクを分散する

収入の目処がたったら次に、支出について考えて行きましょう。
支出には上の写真の用に、大きく分けて5つの項目があります。

・会場費
・広告、印刷費
・講演依頼料
・飲食物
・その他雑費

これらの支出に対して把握しておいた方がいいことは、
支払いのタイミングいつか、支払いのお金を出すの誰か、ということです。

イベントを行うとき、メンバーがとりあえず立て替えておくことが多いですよね。
これは運営においては楽なのですが、管理の仕方としてはリスクを伴います。

イベントが黒字にならなかったために、最終的にお金を立て替えたメンバーが、
他のメンバーよりも多くお金を支払うなんてことも現実には起こります。

いつまでにいくらのお金が必要になるのか、項目ごとによく計画を立てて、
メンバーから事前にお金を集めたりすることで、黒字に対する意識もより強まるのではないでしょうか。

予算計画はメンバー全員でしっかり共有する

イベントで黒字にならなかったという事例で多い理由が、
メンバーがイベントの収支についてまるで知らないという状況です。

これはイベントに対する意識として良くないです。
イベントには団体によって目的があると思いますが、
イベントを黒字化しなければ、その分の埋め合わせをするのは自分たちです。

お金がどこから来て、どこに行くのか、メンバー全員が理解するようにしましょう。
これは集客の戦略を考える上でも大切です。
何人以上来なければイベントが成り立たないという危機意識を、
メンバーでしっかりと共有し、全員がイベントの集客に責任を持ちましょう。

お金は団体の存続や、メンバーのモチベーションを考える上で、非常に大切な要素です。
お金に対してネガティブなイメージを持つ人は多いと思いますが、
そこから目を背けず、メンバー全員が団体のお金に対して責任を持つようにしましょう。