イベント後のアフターフォローはできてる?永く続くイベントを作るためにやっておきたい4つのこと

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夏休みは長期休暇ということもあり、学生団体のイベントが非常に多く開催されています。
イベントを運営している学生はイベント当日に向けて、多くの準備に奔走することも多いかと思います。

しかし、イベント運営で重要なのは開催当日だけではありません。
イベント後にアフターフォローをしっかりとできているかどうかで、その後に永く続くイベントを作れるかどうかも変わってきます。
今回はイベント後に行うべきことをまとめて紹介します。

反省会の時間を作ろう

イベントが終ったら運営に関わったスタッフ全員で必ず反省会を行いましょう。
どんなイベントでも、どこかに反省点や改善点は必ずあるはずです。

当日に満足してそのまま反省をしないと、組織としてイベント運営のノウハウの蓄積であったり、次のイベントへの方向性が見失われやすくなります。
イベントが終わったらメンバー全員で集まる時間を作り、イベントの準備、当日の運営で良かった点、悪かった点を洗い出し、メンバー間でのフィードバックなども行うようにしましょう。

備品や使った資料は整理してまとめておこう

イベント直後は備品の片付けなど非常にバタバタして、当日使ったものを誰が持って帰ったのかや、次に使えるものとゴミとの分別ができていないケースが起こりがちです。

資料に関してもDropboxなどの共有ファイルの中身がごちゃごちゃして見づらくなっている可能性が高いので、イベント終了後には必ずこれらの備品、資料回りの整理を行いましょう。
1年単位でイベントを開催している学生団体などでは、ここでしっかりと整理ができていると、次の代への引き継ぎ作業も非常に楽になります。

参加者へのお礼メールは必ず送ろう

イベントを開催したら、参加者にお礼を伝えることを忘れないようにしましょう。
イベントによっては、お礼の中で次のイベントの日程を伝えることで、リピート率の向上にも繋がります。

FacebookイベントやFacebookページがあるのなら、そちらでの投稿も忘れずに行いましょう。
それらのアフターフォローがしっかりとしていると、参加者としてもイベントに対する印象が一廻り良くなります。

データをまとめた簡単な報告書を作ろう

イベント終了後には簡単に開催報告書をまとめるようにしましょう。
特にまとめておきたい項目としては以下の5つが上げられます。

  • 広報のデータ(申込率の推移など)
  • 当日の集客人数
  • 参加者アンケートのまとめ
  • 当日の売上
  • 運営にあたっての反省点

これらの項目について正確な数字と今後の改善点などをまとめておくことで、そのまま引き継ぎ資料にもなりますし、協賛営業用の資料にも転用することができます。
Wordファイルでもいいので、上記の項目について誰が見ても分かるような報告書を作っておきましょう。

イベント開催後というのは開催した達成感で、気持ちが緩みがちです。
しかしここで最後まで抜かり無くイベントの運営をやり切ることは、周囲からの信頼獲得にも繋がります。

学生団体全体としてレベルアップしていくためにも、イベント後のアフターフォローは大切にしましょう。