これからイベントを主催したい学生へ。初めてイベントを企画するときに知っておきたい基礎知識

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学生主催のイベントは年々増え続けており、ジャンルも多岐にわたっています。
イベントを主催したことのある学生は、もはや珍しくありません。
そのような中で、「いつかは自分も」と思っている学生も多いのではないでしょうか。
自分たちの思いをイベントという形で表現することを選択肢として持っておくことはおすすめです。

ただ、イベントの企画が初めての場合、何から始めればいいのか見当もつかないですよね。
今回はイベントを始めて主催してみたい学生向けにイベント企画においての基礎知識を紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

チーム作り

何といってもチーム作りがイベントの開催では最重要です。
イベントを一人で開催するなんて無謀と言っても過言ではないでしょう。
仲間の力を借り、各々の個性を活かしながらオリジナリティのあるイベントを作ることで、始めて素晴らしいイベントは開催されます。

理想としては”お互いの長所を活かし合えるチーム作り”を目指すべきです。
リーダーの思いに共感して作られるチームや、同じ思いを持ったメンバー同士が集まって作られるチームなど、チームの作り方は様々ですが、まずはチーム作りに重きを置いてみてください。

やりたいこととニーズのバランス

やりたいことを形にしたいと強く思うことはとても素晴らしいことです。
しかし、その思いに共感してもらえないと、イベントには誰も来てくれません。
まずは自分たちがやりたいことを明確にし、その思いに共感してくれる層(顧客層)がどのくらいいるのかを確認してみましょう。

周りの学生や、知り合いの社会人が求めているようなイベントを開催することで、より多くの人に来てもらえる可能性は大きくなります。
やりたいこととニーズのバランスを考えながら企画を立てることが重要です。

コンテンツ作り

イベントのコンテンツは無限にあります。
自分たちがやってみたいコンテンツを提供しているイベントに参加してみて、良いところは真似するなどしてコンテンツ作りの参考にしましょう。
DJイベントなのか、講演会なのか、ファッションショーなのか、コンテンツ次第でイベントの方向性は大きく変わってきます。
自分たちの思いを表現するには、最適なコンテンツを判断する力が求められてきます。

コンテンツを決めつつチーム全体で規模感を共有することも大切です。
100人に来てもらいたいのか、1000人に来てもらいたいのか、規模感次第でチームの動き方が決まります。

周知と集客

「集客」はよく聞くワードかと思いますが、集客をする上で周知活動が重要になります。
イベントの日時、場所、コンテンツが決まり次第、出来る限り早めに周知活動を始めましょう。
イベントの周知活動には、SNSやフライヤー等を最大限活用しましょう。

「イベントに来てもらう」ためには、まず「イベントを知ってもらう」ことが必要です。
知ってもらうために時間と労力をかけると集客は比較的楽になります。

当日までの準備

周知と集客を行いながら、同時進行で当日までの準備を進めます。
準備は早すぎるくらいで問題ありません。
必要な備品の確保、ゲストがいるならゲストとの情報共有、当日までの打ち合わせを念入りに行うようにしましょう。

アフターケア

アフターケアはかなり忘れられがちです。
イベントは開催して終わりではありません。
当日来ていただいたお客さんにお礼の電話、もしくはメールをしましょう。
これをするだけでイベントの評価が大きく違ってきます。

イベント後はチーム内での振り返りも重要です。
反省点やよかった点を共有してチームの成長と次回以降のイベントに繋げましょう。
「帰るまでが遠足」と言われるように、「アフターケアまでがイベント」です。
イベントを開催した達成感に浸るのも良いですが、アフターケアは早めにしておきましょう。

学生イベントが増えているため、イベントを開催するハードルは下がってきています。
ただ、安易な考えでイベントを開催しても誰の心にも残りません。
事前に必要な知識を整理し、今までにないイベントを作り上げてください。