イベント運営のミスを無くすために。イベント前に確認しておきたい7つのポイント

34eaf0e3740209dbcd2c667f8c305b7f_s

「画竜点睛を欠く」ということわざを知っていますか?
どんなに良いイベントでも、最後の詰めで手を抜いてしまうと、
イベント全体の質を悪くしてしまう可能性があります。

イベントの質はその準備をどれだけ徹底して行なえたかで決まってきます。
イベント前に、「もう絶対にすることが無い」と言えるぐらいに、
チェックを繰り替えし行い、イベント運営のミスを無くすようにしましょう。

イベント前に確認しておきたいポイントをまとめましたので、
イベント開催直前の学生団体はぜひ確認してみてください。

イベント当日の準備、打ち合わせのイメージを持つ

イベントで開会から閉会までのイメージを持つことは多くの人ができていると思います。
しかし、イベントを開催する一日全てをイメージできていますか?

運営スタッフにとってのイベントは会場での集合から解散までになります。

  • 集合時間
  • イベント準備の流れ、役割分担
  • イベント直前の打ち合わせの内容
  • イベント後の人はけの方法
  • 片付けの役割分担
  • ゴミの持ち帰りの有無
  • 解散時間

本当に完璧なイベントを作る上では、
イベントの中身だけでなく、その前後までイメージをして、
イベント当日に、運営でばたつくことの無いようにしましょう。

会場の状態にこだわる

イベントの会場をセッティングする上では、以下のポイントを確認しましょう。

参加者が使える机はあるか?

講義形式のイベントに限らず、参加者が机を使う機会は多いです。

会場によっては机の準備が出来ないこともあるかもしれませんが、
机が合った方が参加者としてはメモもとりやすく、
PCも使いやすいので、机の準備はするようにしましょう。

室内の温度は適温か?

室温とは参加者のモチベーションに直接関わってきます。
温かすぎると眠くなってきますし、寒いと講義に集中できなくなります。

室温は人が増えれば自然と上がりますので、
調節が難しいところではあります。

おすすめの方法としては、イベント前に少し低めの温度設定にしておき、
イベントが始まったらこまめに温度を変えるようにしましょう。
場合によっては窓を空けて空気を入れ替えるなどの配慮もするようにしましょう。

音響の準備はできているか?

イベントの音響が有るか、無いかでは会場の雰囲気が大きく異なります。
できればそのイベントの内容や季節感などに合わせて、
専用の曲をミックスして準備しておくことが理想的です。

また音響を流すのであれば、参加者に違和感が無いように、
イベント前から音は流しておく、イベント終了時には専用の曲を流すなど、
参加者がギリギリ気付かないぐらいの配慮を持っておくことが大切です。

またマイクの大きさも人が入ることで、変わってきますので、
マイク音の調節も参加者が入ってくることを想定して準備するようにしましょう。

イベント開始後10分にこだわる

イベントが始まる最初の10分は、とても重要な時間です。
多くの場合、イベントの入りでは登壇者の自己紹介や、
イベントの流れなどの説明があると思います。

しかし、その10分があまりに無機質な説明となってしまうと、
参加者としてはイベントに対するワクワク感をそがれてしまいます。

イベント開始10分では

  • 参加者がイベントに来た目的を明確にする
  • 会場全体の雰囲気に一体感を作る
  • 参加者のイベントに対する姿勢を作る

これらのことを特に強く意識してイベントを始めるようにしましょう。

ここでこれらのポイントをどれだけ徹底的できるかで、
イベント後の参加者の満足度も大きく変わってきます。

イベントに必要になる準備物を徹底して用意する

大きなイベントになればなるほど、イベントに必要になる物は多くなります。
ただどんなイベントにも必ず必要になる物は共通していますので、
今回はイベント運営で最低限必要になる物を紹介します。

  • 運営スタッフ間で連絡を取れるツール(スマートフォン、携帯)
  • 連絡を取るツールの充電器
  • 参加費を入れておく封筒
  • 参加者へのおつり
  • 登壇者用の飲み物
  • 音響用のツール(ipodなど)
  • 筆記用具とメモ帳

これらの物はどんなイベントであれ必要になってくると思いますので、
毎回使い回せるようにストックを用意しておくなどしておくことをおすすめします。

イベントの時間配分を誘導する

イベントの開始時間が遅くなったり、登壇者の話が長引いて
イベント全体の時間が変わってくることは簡単に想定できます。

大切なのは、そこでタイムキーパーを準備して、
出来る限り参加者に違和感無くイベントの時間を調節することです。
休憩の時間や終了時刻などは出来る限り、
参加者に事前に伝えてある通りに行なえることが理想となります。

イベント当日の時間配分を考える上では、時間をきつきつに設定せず、
前後に余裕を持たせた時間配分にしましょう。
参加者に伝えてあるの時間と、自分たちの頭の中でのタイムスケジュールは、
それぞれ別々に作っておくのが理想的です。

また登壇者が外部講師の場合は、実際の時間よりも少し短めに
講義をするようにお願いしておくなどして、
事前に時間をコンパクトにまとめる準備をしておきましょう。

おわりに

最初に書いたように、イベントの質は確かにそれ自体の内容も大事ですが、
詳細な準備、ホスピタリティで参加者の満足度は大きく変わってきます。

確かに細かいことかもしれませんが、ここまで準備を詰めておけば、
イベントが失敗することはほとんどあり得ません。

ぜひイベント運営を行なう際には、ここまで詳細なクオリティにこだわって、
100点以上のイベントを作り上げる努力をしてみて下さい!