大人数でイベント運営を行っている学生団体へ。組織運営で意識すべき6つのポイント

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学生団体が行なうイベントの中で参加者1000人を越えるような企画は、
数ある学生向けイベントの中でも最大規模のイベントに分類されます。

このようなイベントを成功させるためには、巨大な組織を作り、
メンバーそれぞれが与えられた役割をしっかりと果たす必要があります。

コンセプト決め、メンバー集め、集客、当日のオペレーションと、
イベントの準備段階でやるべきことは山盛りです。

しかし、メンバーが役割を果たすこと以上に、このような大組織では、
メンバーがまとまりをもって動くことが非常に困難です。

メンバーそれぞれが目的もスキルも異なる中で、
イベントを成功させるためにはどんなことを意識するべきなのか。

今回はそんな大規模な組織運営をするうえで、意識するべき6つのポイントを紹介します。

イベントの目的をメンバー全員に共有する

イベントの運営に関わるメンバーには必ずイベントの目的を共有しましょう。
この目的をどれだけメンバーに浸透させられるかが、
イベント全体のクオリティに大きく関わってきます。

特にこれほど大きなイベントになるとメンバーの多くは、
イベント運営に参加する目的が曖昧なまま協力を決めることがほとんどです。

通常の学生イベントではお金をもらえるわけではありませんので、
それに代わる達成感や、運営の中での自己成長など、
何かしらメンバーにとってプラスになる要素を明確にする必要があります。

元々、営業やデザインのスキルを持っているのであれば、
それを活かして組織に貢献することができますので、
自分を強みを活かし、達成感も感じやすくなります。

しかし多くの場合そのようなスキル、強みを持たない学生がほとんどなので、
イベントの準備を通してメンバーが何かしらの強みを
身につけられるような仕組みを作る必要があります。

そこでイベントの主催者はメンバーを集めるに当たって、
必ず以下の3点をメンバーと話し合うようにしましょう。

  • イベント全体の目的
  • なぜこのイベントを開催するのか、イベントを通してどんな良いことがあるのか

  • その人がイベントに関わりたい理由
  • イベントを通してどんなことがしたくて、何を得たいのか

  • そのメンバーに求める役割と仕事
  • メンバーに何を手伝ってもらいたくて、なぜそれをやらなければならないのか

これらの3つのポイントを共有することで、
メンバーそれぞれのゴール設定が明確になります。
ゴールが決まれば自ずとメンバーのモチベーションも上がり、
それぞれが自分の与えられた役割と仕事を最大限果たしてくれます。

それが最終的にイベント全体のクオリティを高めますので、
イベントの目的をメンバー全員に伝えることは徹底して行なうようにしましょう。

情報共有のルールを決める

大組織において、情報共有は非常に大きな問題のひとつです。
企画自体が非常に大きいこともあって、イベントについて何から何まで、
メンバー全員で情報共有することは現実的にも厳しいです。

しかし情報共有が疎かになり、メンバーに仕事をしてもらえなければ、
それだけイベントの質は下がることになります。

だからこそ大組織において情報共有の質を上げるために、
情報共有のルールを決めることは非常に大切です。

情報共有のルールを決めるにあたっては
以下の3つのポイントを踏まえてルールを作ってみて下さい。

MTGの種類と日程と内容

MTGは情報共有を行なうにあたって一番効率的な方法です。
それぞれの現状をその場で共有できますので、
情報の抜け漏れも少なくなります。

MTGに関してはメンバーの役割毎に異なるMTGを設ける必要があります。
幹部メンバーだけのMTGから、メンバー全員が参加するMTGまで、
共有する情報の必要性に応じて、MTGを設定するようにしましょう。

MTGの運営に関しては以下の記事を参考にしてみて下さい。
メンバーを成長させる。上手なMTGの運営方法。

情報共有のツールを絞る

最近では組織運営を円滑に進めるために便利な無料ツールが増えてきました。
情報共有をおこなうにあたっては、文章だけではなく、
PowerPointやExcelの資料を共有する機会も少なくないはずです。

最近のツールはファイル共有も非常に簡単ですので、
ぜひ以下の記事を参照して使うツールを決めてみて下さい。
Chatwork、Facebookグループ、サイボウズLive!組織運営に便利なツールとその用法

ただ、多くのツールを併用すると、どこでどんな情報が共有されているのかが、
分かりにくくなりますので、使うツールは1つ〜3つに絞るようにしましょう。

情報の報告先と責任者を明確にする

情報共有では必ず結果を誰に報告すればいいのか、全体の組織図と責任者を明確にしましょう。

このような大組織の場合、上からピラミッド型にして、
頂点にいる人に全ての情報が集約される形が理想的です。

情報共有では組織の下の位置にいるメンバーが、
誰に仕事の結果を報告したらいいのか分からなくなっている場合も多くあります。

組織の中で上に立つメンバーはリマインドを自主的に行なうなど、
下のメンバーから情報を吸い上げる努力を怠らないように意識しましょう。

組織力を重視して個人の限界以上の結果を出す

このような組織において最も大事になるのが組織としての団結力です。
組織の団結力を考える上では以下の方程式を意識しましょう。

「メンバーのスキルが高い組織≠レベルの高い組織」

メンバーのスキルが高いからといって、
組織としてのまとまりがなければそれはレベルの高い組織にはなりません。

逆にメンバーのスキルが低かったとしても、まとまりのある組織であれば、
メンバーそれぞれの強み、良さがどんどん引き出され、
本来の力以上のアウトプットが発揮されます。

組織の力を計る時には、足し算ではなくかけ算になるように、
それぞれのメンバーの強みを活かすことを意識しましょう。

このような仕組みをもった組織を作るには組織の上に立つリーダーの
マネジメント能力が問われることになります。

優秀なリーダーは仕事を一人でやろうとせず、メンバーを巻き込み組織の力を利用することで、
個人の限界以上のアウトプットを発揮することができます。

巨大な組織においては、このように組織全体として得られた、
限界以上のアウトプットが積み重なることで
非常にクオリティの高いイベントが作られることになります。

組織運営を行なうにあたっては、一人で頑張らず、チーム全体で成果を出すことを意識しましょう。

おわりに

参加者が1000人を越えるようなイベントの成功には、
必ずそれを助けてくれるメンバーの力が必要になります。

このような大規模イベントの開催にあたっては
個人の能力ではなく組織全体を俯瞰的に観て、どうすればメンバーが最大限力を発揮できるのか、
経営者的な視点を持って組織運営に取り組んでみて下さい!