相手を不快にさせていませんか?気持ち良く用件を達成するリマインドメールの送り方


学生のみなさんは、リマインドメールを送ったことはありますか?
ほとんどの学生にとってはあまり機会がないかもしれません。
しかし学生団体に所属している学生の場合は、渉外担当を始めとして外部との連絡の際にリマインドメールを送る機会が少なからずあるのではないでしょうか。

普段あまり機会がないからこそ雑になってしまいがちなリマインドメール。
送る内容によっては相手を不快な気持ちにさせたり、場合によっては元々お願いしていたことすら無くなってしまうかもしれません。
そこで今回は相手を不快にさせず要件をリマインドするメールの書き方を紹介します!

感情を表さないように文章を書く

大前提ですが、リマインドメールを送るにあたって、感情を先行させるようなことはやめましょう。
依頼していたものが締め切りが近づいているにも関わらず一向に連絡が来ない。
もちろん不安になる気持ちはわかりますし、イライラという気持ちも沸き起こるかもしれません。

しかし感情が先走るあまり不安やイライラといった気持ちをメールにぶつけてしまうと相手も不快な気持ちになってしまいます。
「依頼していた◯◯ですが、まだでしょうか?」
などはこの典型例です。
このたった一文を読んだだけで「送ってきた相手は相当イライラしているな…」と読み取ることができてしまいます。

そこでお勧めなのが、相手の進捗を確認することです。
「依頼していた◯◯ですが、現在の作業状況を教えていただけると幸いです。」
というようにあくまで確認にとどめておくことで相手を不快な思いにさせずにリマインドの役割を果たすことができます。

催促するのではなく期日を確認する

メールの送信や入金などをお願いしていた場合、特に重要になります。
締切日が迫っているのに一向に音沙汰がない場合リマインドメールを送ることになりますが、催促してはいけません。
「◯◯日までに振り込みをしてください。」
だと見るからに急かされているようであまり気持ちのいいものとは言えません。

誰しも急かされると良い気はしないので注意しましょう。
ここで必要なのが催促ではなく確認です。
「◯◯の件ですが、期日が××となっております。ご確認のほどよろしくお願いいたします。」
学生のみなさんが上の最初の文章と後の文章のどちらの方が受け取っても不快にならないでしょうか?

前者は先ほど述べたように見るからに催促されているように感じてしまいます。
後者は「ああそうだった。いついつまでにしないといけないんだな。」
とリマインドの役割を果たしてくれる上に不快に気持ちにはなりませんよね。

不快な気持ちにさせないように圧力をかける

リマインドメールではただ単に相手に配慮するだけではダメです。
最終的な役割は期日どおりに納品や入金、メールの送信などをしてもらうことです。
相手を不快に思いにさせないあまり「急がなくて構わないので」「お手すきの際に」と書いてしまうと重要さが薄れてしまい、相手も気が緩んでしまいます。
その結果リマインドしたにもかかわらず一向に音沙汰がないなんてこともよくあります。

そこで文章の最後に一工夫するようにしましょう。
用件を伝えるだけでなく、文章の最後に次のような言葉を加えましょう。
「ご返事お待ちしております。」
「ご確認のほどよろしくお願いいたします。」
「◯◯日までにご返事をいただければ幸いです。」

上記のような文言を見ても不快な気持ちにはなりませんよね。
それだけでなく「返事をしないと!」という圧力をかけることもできます。

いかがでしたか?
普段送る機会がないからこそ手薄になりがちなリマインドメール。
送る際はぜひこの記事を読み返して、相手を不快な気持ちにさせないようにリマインドしてくださいね!

ABOUTこの記事をかいた人

柳田哲

やなごん。 将来の夢は日本と中東の架け橋になること。 アラビア語・イスラームについて勉強していて中東をおもに放浪してます。 家系図作成もしていて、先祖を400年辿ることに成功しました。