意外と抜けがち⁉イベント開催時に気を付けたいゲストへの対応

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こんにちは!
ススメライターの依田です。
このあいだfacebookを通じてとある学生団体の代表の方から連絡をいただきました。
昨年私がゲストとして参加したその学生団体主催のイベントを今年も開くので、ぜひ参加しませんか?という内容でした。
1年たっても昨年度のイベントがきちんと引き継がれ、他の学生団体との関係をつないでいました。

そういえばここの団体のゲスト対応はすばらしかったな…と思い返したことをきっかけにこれまで参加したイベントを振り返りながら、イベント開催時に気を付けたいゲストへの対応についてまとめてみました。

イベント前の連絡がマメ

「イベントに出る」と決めてからの連絡がマメな団体はとても好印象ですし、なにしろイベント参加団体にとってとても安心できるポイントの1つです。
私が受けてよかった、と感じた連絡をまとめてみました。

準備の進み具合を聞いてくれる

「準備の進み具合はどうですか?もし疑問点があれば聞いて下さいね」
たったこれだけの連絡でも、準備のモチベーションにつながります。
全く連絡がないと、参加団体のイベントのイメージがどんどん薄れていく可能性もあります。
また、実施団体としても進み具合を確認することでイベントの趣旨に沿った準備ができてるかの確認にもつながります。

前日に一言だけでも連絡をくれる

前日に「明日はよろしくお願いします」と連絡をくれるだけでも印象が全然違います。
当時「この主催団体はゲストのことをしっかり考えられているな」と思いました。
また時間、持ち物等のリマインドにもなるので先ほど同様、参加団体にも主催団体にもいいことがあります。

イベント中も対応を忘れない

団体の代表がゲスト団体にあいさつ回りにいく

当たり前のことですが、できていないイベントもいくつかありました。
他団体含めたみんなの前であいさつを済ますだけ。
これは決してコミュニケーションとはいえません。
忙しいとは思いますが1つ1つ団体を回り、あいさつはするべきです。

イベントによってはイベント当日までずっとFacebook等で連絡を取り、イベントで初めて顔を合わせるということもあるでしょう。
だからこそ顔を合わせ、対人でコミュニケーションを取りましょう。
これが団体と団体をつなぎ、関係を次のステップにもっていくコツです。

イベントが終わった後にお礼のあいさつを忘れない

意外と忘れがちですが、本当に丁寧な団体は代表さんが団体のブースを回りお礼のあいさつをしていました。
「感謝」の気持ちは文面ではなく直接。
この団体ほどまた会いたいと思った団体はありません。

以上、イベント開催時に気を付けたいゲストへの対応についてまとめてみました。
次回のイベントの参考にしていただければ幸いです。

ABOUTこの記事をかいた人

依田有里佳

東京女子大学 現代教養学部 国際社会学科 国際関係専攻3年 アジア、特に中国、台湾が大好き!台湾に5年滞在した経験があります。 大学では中国、台湾について研究。2015年9月より上海へ留学。 夢は、「伝える力で明るい東アジア」を作ること! 趣味は海外ドラマ、アニメ観賞。 facebook→https://www.facebook.com/yurika.yods