社会人になる前に抑えたい。周りと差がつけられる英文メール6つの基本

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これからの社会で必須となる英語でのメール。
特に外資系や商社など、海外との取引がある企業に興味のある人にとっては身につけておきたいスキルの一つです。
「英文メールなんて就職してから覚えればいい」と思っていませんか?

実力が評価される外資では、初期の段階から功績を上げる必要があります。
入社したての頃から英文メールえお使いこなせるだけで「この新人は見込みがある」と思われるためにも、就職前に身につけておきましょう。

一目で分かる件名になっているか

これは日本語でのメールにも通用することです。
ビジネスマンが受けとるメールの量は膨大な量のもので、件名がないものや具体的でないものは開かれずそのまま流れてしまうということも日常茶飯事です。

では、どう書けばいいのか?
「Regarding〜project」(〜にはプロジェクト名など具体的な名称を書く)など、受け取った相手がどんなメールか一瞬で把握できるような件名にする必要があります。
そうすることで、目にも止まりやすくメールを見落とされることを防ぐことができます。
単に「Inquiry(質問・問い合わせ)」と書くだけでは無視される可能性が大きいので注意しましょう。

名前の表記は正しいか

日本語とは違い、特に注意したいのが女性を宛名とする場合です。
既婚女性の場合は「Mrs.」、未婚女性の場合は「Miss.」と使い分けましょう。
敬称を間違えるだけで、大きな問題に発展することもあるため注意しましょう。

また、どちらにも使えるものとして「Ms.」、男性女性関係なく使えるものとして「Dear.」もあるので、既婚未婚や性別が分からない場合はこちらを使うのが無難です。

相手が医者や教授など高度な専門性を有する職業の場合は宛名をより具体的に「Dr.」や「Professor」を使うことでより丁寧な印象を与えることができます。
もちろんスペルミスは論外ですので、つづりが分からない場合は必ずインターネットなどで調べてから書きましょう。

本題から始まってはいないか

ビジネスメールでは分かりやすく短く、が重要ですが、英文メールでは初めから用件を書くのは避けましょう。
すでに何回も会ったり話したことがある人には用件から入って問題ありませんが、初めて送る相手には簡単な挨拶を入れるのがマナーです。

「How are you?」や「I hope you’re doing well.」を挟みましょう。
日本語で多用される「お世話になっております」は海外では通じないので使うのは避けるのがいいです。

本文は短く要点を書く

ついつい文章を書いていると長くなりがちですよね。
ただ冒頭でも書いた通り、社会人が受け取るメールの量は膨大なため、メールは短く要点を伝えられるように書きましょう。
最も伝えたい箇所に「My point is〜」や「What I want to say is〜」、「What I’m about to say is very important」と書くことで大事な箇所を強調しましょう。

また、本文の長さですが話が変わる箇所では必ず段落を変える。一文はなるべく短くしてダラダラと何行にもわたって書かないことを心がけましょう。

要求を確実に伝える

これはメールだけではなくあらゆることに共通なことです。
ただ連絡して終わらせるのではなく、5W1Hを活用して要求を具体的に伝えましょう。

When(期日・いつまでに終わらせるのか)
Where(イベントや打ち合わせの場所を具体的に指定する)
Who(当事者は誰なのか)
What(具体的になにを進めればいいのか)
Why(なぜこのプロジェクトを進めるのかという理由)
How(どのように作業を進めるのか)

もちろん内容によっては5W1Hを使わないこともありますが、メールを見返したときに具体的な内容がわかるように書くことをこころがけましょう。

締めくくり方

用件や要求だけ書いて終わらせてしまうと、少しぶしつけな印象を与えてしまいます。
メールの締めくくりには、「I’m looking forward to hearing from you(お返事お待ちしております)」や「Thank you for your cooperating(ご協力ありがとうございます)」と書きましょう。

そして、メールの結びとしては「Sincerely」や「faithfully」を使いましょう。

まとめ

・一目で分かる具体的な件名にする
・相手によって適当な敬称を用いる
・初対面の人には挨拶を必ず挟む
・要点をまとめ、簡潔にまとめる
・5W1Hを用いて要求を伝える
・ふさわしいメールの締めくくり方にする

新人のうちからこれらのことを徹底できるだけで上司からの評価はかなり違うので、就職前に英文メールの書き方を身につけておくのをお勧めします。

ABOUTこの記事をかいた人

柳田哲

やなごん。 将来の夢は日本と中東の架け橋になること。 アラビア語・イスラームについて勉強していて中東をおもに放浪してます。 家系図作成もしていて、先祖を400年辿ることに成功しました。