Chatwork、Facebookグループ、サイボウズLive!組織運営に便利なツールとその用法

学生団体の組織運営を行なうにあたって、メンバー間の情報共有は非常に大切です。
団体全体で取り組んでいることをタスクに落とし込み、やりがいをもって活動を続けるために、
メンバー間で情報の質や量に差を作ることはできる限り避けておきたいものです。

団体によって、情報共有の方法は様々だと思います。
メールだけで行なうところもあれば、LINE、Facebookを始めとするSNSなど、
それぞれの団体で使っているツールは異なります。

しかし、LINEやFacebookはコミュニケーションツールの中でも、
仕事や学生団体の活動より、プライベートに重きをおいて使われている印象が強くあります。
そのため機能もチャットがメインの機能になっていて、スケジュールやタスクの管理まで、
一括して行なうことに、多くの団体が苦労をしていると思います。

そこで今回は学生団体の活動において、組織運営を助けてくれる強力な3つのツール、
Chatwork、Facebookグループ、サイボウズLiveの機能と魅力を紹介します。

ビジネス型チャットツール「Chatwork」

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Chatworkは企業向けに、社内の情報共有を円滑にするために作られたWebアプリです。
スマートフォンアプリとも連動しており、登録一つで簡単に使い始めることができます。
登録ではFacebookやTwitterのアカウントを使うことで、スムーズな登録が可能です。

さらに最近では多くの優良べンチャー企業や大学でも導入が進んでいます。

Chatworkの主な機能は大きく3つで

■ グループチャット機能
■ タスク管理機能
■ ファイル管理機能

つまりLINEにタスク、ファイルの管理機能が追加されたアプリのようなイメージです。

Chatworkで特に便利な機能が、2つ目のタスク管理機能です。
組織は所属する人が多くなればなるほど、誰が今どんな役割で、
どんなタスクを抱えているのかが不明瞭になりがちです。

しかしこのChatworkではタスクの内容、期限、担当を決め、
それを自分以外の誰にでも申請することができます。
役割が曖昧で誰がやるのかが分からないタスクも、
メンバーにタスク申請をすることで、責任者を明確にすることができます。

また、アップロードしたファイルは全て、Chatworkのサーバーで管理され、
ボタン一つで今までにアップロードされた全てのファイルを確認できます。

余計な機能がついていない分、無駄なく情報共有が行なえると言う点で、
すごく優れたツールの一つだと言えます。

SNSをメンバー限定の状態で使う「Facebookグループ」

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Facebookグループは、Facebookの基本機能の一つで、
友達である無いに関わらず、不特定多数の人で、グループを作成することができます。

機能としては
■ 掲示板
■ メンバー管理
■ グループ内イベント作成
■ 写真、ファイル共有

これらの機能を基本的に使うことができます。
Facebookにはメッセージ機能もありますので、
普段のコミュニケーションはそちらで行い、
より重要な情報は、Facebookグループで共有する使い方が一般的です。

特に掲示板機能では、何人がそのメッセージを確認できているのかが、
「〜人が表示済み」という形で一目で分かりますので、
メンバーで情報の共有ができているか、どうかの判断も簡単です。

スマートフォンアプリも、グループ機能だけを分断して使えるアプリがありますので、
それを登録して通知の設定をしておけば、新しい情報が書き込まれた時に、
すぐに確認をすることができます。

無料グループウェア「サイボウズLive」

>>>https://live.cybozu.co.jp/

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サイボウズLiveはグループでの徹底した情報管理を可能にしたアプリです。
少人数で参加者が限定されたSNSのような機能を持っています。

無料のユーザー登録をすると、グループの作成、参加が可能になります。
このグループ内に様々な機能が搭載されています。

■ 共有フォルダ
■ 掲示板
■ イベント
■ to doリスト
■ リンク集
■ グループ内検索
■ 個別メッセージ
■ 共有カレンダー

このようにグループ内で総合的な情報共有が可能になります。
少人数であれば、Chatworkの方が便利に感じるかもしれませんが、
学生団体によっては人数が50人を越える団体も多くありますよね。

そのような団体ではチャット機能に限界もありますし、
Dropbox、LINE、Googleカレンダーを併用して使う手間も多いと思います。
サイボウズLiveはそれらの機能を一つのアプリで全て併用する事ができます。

グループには最大で300人まで追加が可能ですので、
よほどの大組織でない限りは、メンバーの漏れが起こることは無いはずです。

前述した機能以外にも、アンケート機能がついていたり、
未読・既読を確認できたりと、組織運営で必要になりそうな機能が、
ほぼ全て網羅されていると言ってもいいと思います。

メンバーはFacebookと連携することで、簡単に検索、グループへの追加が可能です。
団体内でプロジェクトがいくつも立ち上がっていたり、少人数でチームを組ませている場合などに、
詳細な情報まで管理が可能であると言う点でも、有用性が非常に高いツールだといえます。

使い始める際には、機能の多さに戸惑いを感じる方も多いとは思いますが、
メンバー全員が使い方に慣れれば、組織運営で強力なツールの一つになります。

実際この3つのツールでどれを使えば良いの?

上記、3つのツールを紹介しましたが、実際にどのツールが一番優れているかは一概には決められません。
ツールそれぞれに特徴があり、その団体の規模や活動内容に合わせて、
使用するツールを選択する事が必要です。

【Chatworkの使用をおすすめする団体】
■ 少人数(2人〜15人)ほどで活動を行なう
■ スピード感を意識した組織運営を行いたい学生団体

【Facebookグループの使用をおすすめする団体】
■ 中規模の人数(10人〜50人)で活動する学生団体
■ SNSを使って集客を行なうなど、SNSの利用頻度が高い学生団体

【サイボウズLiveの使用をおすすめする団体】
■ 中規模〜大規模の人数(30人以上)で活動する学生団体
■ 団体全体として共有するべき情報が多い学生団体

ここまでそれぞれの特徴を書いてきましたが、
選ぶ際には実際に自分たちでそのツールを使ってみるのが一番だと思います。
使ってみて始めて分かる事も多いので、ぜひこの記事を参考にしながら、
これなら組織運営が良くなりそうだなというツールを導入してみて下さい。