その対応大丈夫・・・?学生団体に気をつけてほしい社会人/ゲストに対する対応とありがちな失敗

学生団体のイベントに社会人がゲストで呼ばれたり、
学生でもゲスト出演で声をかけられることがあると思います。

学生でも社会人でもわざわざイベントに来て協力してくださるゲストです。
しっかりとした対応をしないとゲストに失礼です。

渉外担当だけでなく、全ての学生が最低限の礼儀やマナーは知っておき、
協力してくださるゲストに気持ち良くイベントに関わってもらいましょう。

今回は、学生団体がやりがちなあまり良くない対応を紹介したいと思います。

イベント前に連絡がない

社会人の場合、日中は仕事をしているのが普通ですし、
学生団体のイベントに出演することの優先順位は決して高くありません。
もちろんイベントの時間などは把握しているでしょうが、
直前にしっかりとメールにて連絡を入れておきましょう。

目安としては、1週間前、3日前、前日に連絡するのがいいかと思います。

ゲストに送る内容としては、
・当日の待ち合わせ場所/時間
・当日のスケジュール詳細
・準備しておいてもらいたいこと
・イベントや他ゲストの詳細

などを送るといいかと思います。

特に、講演などでPCを使ってスライドを表示させるのであれば、
会場内の機材(プロジェクターなど)に関してもしっかりと伝えておきましょう。

イベント当日に、ゲストのMacのPCがプロジェクターに接続できない、、、
なんてことがないように。。

待ち時間が長い

学生団体のイベントにゲストで関わらないと気付きにくいことですが、
「ゲストの待ち時間が長い」ことが多々あります。

日中であれば社会人は仕事の時間を割いて来ています。
運営側の都合だけでゲストを早く呼ぶのは遠慮しておきましょう。

ゲストによっては、早めに行って待っていたい、というかたもいるかもしれません。
人それぞれですので、打ち合わせの段階で相談しておくのがいいでしょう。

ゲストの出番がない

せっかくゲストを呼ぶのだから、しっかりと出番を用意しておきましょう。

「ゲストを呼んでおいて出番がない、なんてあり得ない」
と思う学生もいるかもしれませんが、意外と多いかと思います。

・3時間のイベントでゲストが話す時間がたったの10分
・ゲスト紹介が雑で、ゲストの魅力が参加者に全く伝わっていない
・ゲストの魅力を全く活かしていない

など少なくありません。
ゲスト自身も自分が出来ることを最大限発揮したいと思っているでしょうし、
ゲストの魅力を最大限活かせるようなイベントづくりも心がけるといいでしょう。

スタッフがゲストを把握していない

とても失礼なことですが、学生団体のイベントではありがちです。
社会人ゲストであれば身なりで分かることは多いのですが、
学生ゲストの場合、見た目では判断しにくく、参加者の学生と勘違いされることもあります。

もちろん学生ゲストといえどゲストなので、そういった粗相がないようにしましょう。

「ゲストの名前、所属(会社名など)、顔」はメンバー全員がしっかりと把握しておきましょう。

電話番号を知らない

ゲストの電話番号はしっかりと把握しておくといいです。
また、担当者の電話番号も事前に伝えておきましょう。

イベント当日は運営側も時間はなく、メールする余裕はないかと思います。
また、ゲスト(特に社会人の場合)もメールをPCでしていて、
ケータイからだと連絡がとりにくいなんてこともあります。

当日の運営を円滑に進めるためにも電話番号は事前に共有しておき、
ゲストには当日対応する担当者に関して伝えておくといいです。

参加者とゲストへの対応が同じ

イベント後の懇親会などで比較的起こることが多いです。
同じ学生であればそこまで気を使うことなくてもいいかもしれませんが、
懇親会(飲み会)に社会人ゲストが参加するときには、
最低限のマナーは守っておいて損することはないでしょう。

・上座に案内する
・グラスが空いていたら飲み物を注ぐ

などは気にかけてもいいかと思います。
また、懇親会で参加費を徴収するとしたら、
参加者とゲストを同じタイミングで同じ金額を徴収するのではなく、
ゲストからは事前に頂いておく、などの配慮はしておくといいかと思います。

そもそも、イベント後の懇親会であれば、
ゲストから参加費を徴収することは失礼な場合もありますし、
徴収する場合には事前に参加費がかかることは伝えておくのが無難です。

ゲストや社会人の存在を忘れている

ゲストが近くにいることを忘れずに緊張感を持って行動しましょう。
具体的に例をあげると、
・ゲストが講演しているときにスタッフが私語をしている
・「疲れた」「だるい」など不満を口にする
・ゲストの前を挨拶もなく素通りする

などはよくある光景です。

普通では講演1回100万円するようなゲストでも、
学生のイベントだからほぼ無料で来てくださることもあります。
ゲストへの感謝の気持ちを忘れずに、挨拶などはしっかりとしましょう。

お礼メールを送らない

当たり前のことですが、ちゃんと送りましょう。

当日出演してくれたゲストだけでなく、
告知協力や相談にのってくれた人にも送っているとしたら、
とてもしっかりとしている学生団体だと思います。

お礼メールをたくさん送って文句を言われることはありません。
たくさんお礼しましょう。

主催する学生団体も、イベント参加者も、
協力してくださるゲストも満足できることが理想の形だと思います。

渉外やゲストに関わる学生だけでなく、
メンバー全員がイベント当日に気遣いができるように心がけましょう。