もうすぐイベント当日の学生団体必見!イベント前に必ず作っておきたい当日マニュアルとその内容

9月は学生団体のイベントが多く開催されますね。

イベントは当日たったの1回。
失敗やトラブルなく成功させたいですよね。

イベント当日を成功させるためにも、事前に当日マニュアルをつくることで、不測の事態にも対応しやすく、イベント運営を円滑に進めることができます。

特に、規模が大きいイベントほど、当日運営は大変になりますので、トラブルが起きないように、準備万端にしてイベント当日を迎えましょう!

今回は、イベント当日マニュアルの目次と内容を紹介したいと思います。

目次サンプル

1.団体/イベント概要
2.イベント当日のスケジュール/内容詳細
3.会場マップと周辺施設情報
4.メンバー連絡先と連絡フロー
5.協賛企業/関係者のリスト
6.トラブル対応のフロー
7.参加者/お客様の接客マニュアル
8.メモ欄

上記以外にも必要に応じて入れたほうがいいですが、まずは最低限必要な項目とその必要性について説明したいと思います。

1.団体/イベント概要

イベント名を間違えることはないと思いますが、意外とイベント当日の時間をしっかりと把握していなかったり、なにか聞かれたときに正確に答える必要がある情報はまとめておきましょう。

団体概要に関しても、
「設立はいつか」「メンバー数は何人か」「団体理念はなにか」
などを急に聞かれることもあるかもしれません。
大事なことですので答えられないと相手に印象は決して良くないと思いますので、重要な情報に関しては当たり前のことでも、自分たちの想いの確認も込めて、書いておきましょう。

2.イベント当日のスケジュール/内容詳細

メンバー全員がイベント当日の細かいスケジュールを把握できているでしょうか?

集合時間、イベント開始時間、休憩のタイミング、片付け開始、撤収時間など、
イベントが1日規模で長時間だと全てを覚えておくことは難しいです。
1日の予定をマニュアルで共有することで、その時間帯になにをすればいいのか、しっかりと把握できるようにしておきましょう。

また、イベント内容詳細に関しても、聞かれたら答えられるようにマニュアルに書いておくといいです。
大規模なイベントでメンバーが多い学生団体の場合、自分が担当していない企画に関しては把握できていないことも少なくありません。
「イベント開始時間」「出演者情報」「イベントの魅力」などが書いてあると、誰でもすぐに答えることができていいでしょう。

3.会場マップと周辺施設情報

会場マップは必ずマニュアルのなかに入れておきましょう。

会場マップのなかに明記しておくといい点としては、
「トイレの場所」「喫煙所の場所」「駅までのルート」などがあるといいです。
会場マップがあれば、そのマップを見せるだけで相手に伝えることができるのでおすすめです。

また、イベント会場が大きい場合には、「エレベーター/エスカレーターの位置」「関係者用のルート/控室の位置」などもあるといいです。
周辺施設情報に関しては、「近隣のコンビニ/ホームセンターの位置」「会場付近の施設」が事前に分かっていると、当日に備品がなくなったり、なにか準備をするときにすぐに行動できるかと思います。

4.メンバー連絡先と連絡フロー

普段はLINEや団体のメーリングリストで連絡を取ることが多く、電話番号を知らないメンバーも少なくないのではないでしょうか?

イベント当日は時間もなく、メールでやり取りしている余裕はないはずです。
ただ電話をしたくても相手の電話番号が分からないとかなり困ります。。

ですので、メンバー全員の名前と電話番号を入れておくといいです。
少なくとも、代表や幹部陣などの責任者の連絡先は入れておきましょう。

また、連絡フローも同時に書いておくことをおすすめします。
たとえば「トラブルがあったときには○○に連絡」「企業対応に関しては○○」など、誰に連絡すればいいか分かっていると、聞いても分からずに、たらい回しになることもなくなるはずです。

5.協賛企業/関係者のリスト

企業から協賛を受けている場合には、協賛企業のリストを共有しておきましょう。
協賛企業の担当者はメンバー全員が協賛内容などを把握していると思っています。

ですので、イベント当日に担当者がメンバーに声をかけることもあるでしょうし、そのときに雑な対応をしたり、相手のことを把握していないと失礼です。

「協賛企業名」「担当者名」「協賛内容」をしっかりと共有し、当日声をかけられたときの対応マニュアルも用意しておくといいです。

6.トラブル対応のフロー

「イベント当日に遅刻/欠席をしてしまった場合には?」
「会場内で体調を崩してしまった参加者がいた場合には?」
「雨が降ってきたときには?」
「盗難/紛失があったときには?」

など、トラブルが起きたときにどういった対応をすればいいかまとめましょう。

もちろん全てのトラブルに対して書くことはできませんし、それらのトラブルを把握することは難しいです。

当日マニュアルだけでなく、事前にトラブルシューティングを行い、どんなトラブルがあっても対応できるように準備しておくことが大事です。

7.参加者/お客様の接客マニュアル

イベントの参加者と会えるのはイベント当日の1回しかないことがほとんどです。

そのせいかイベント当日に実際に参加者が来ると、対応をどうすればいいか困っているケースがあります。
「挨拶はどうすればいいのか?」
「敬語で話すべき?自然と話しかけるほうが普通?」

など、どういった形で参加者と接すればいいか書いてあると、当日にあたふたせずに対応することができるかと思います。

8.メモ欄

なにかあったときにメモできるように、メモ欄があるといいです。
ケータイに打ち込むのは遅くなりますし、見た目もあまり宜しくないです。

ペンの用意も忘れないように。

イベント当日はメンバー全員が主役ですし、参加者からみれば、代表もメンバーも差はなく、同じ関係者として見ています。

イベントをより良くするためにも当日マニュアルをしっかりと準備しておきましょう!