イベントの集客を失敗させないために。数字を使った効果的なマーケティング戦略を考えよう

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イベントを開催する上で、集客の成功は絶対に外せない要素の一つです。
しかし、多くの学生団体は集客を感覚に頼って行ないがちです。
もちろんそれでも集客を行なう事はできますが、集客を絶対に失敗したくないのであれば、
まずは集客を数値に落とし込んで考える方法を学びましょう。

もしイベントの集客を数値化して行なう方法が分からない学生は、
まずこちらの記事を読んでみて下さい!

イベント集客を感覚に頼らない。数値に落としこんで考えよう。

今回は数値の測り方を理解した上で、具体的にどのように、
成功する集客を行なえば良いのかを紹介していきます。

集客目標と現実のギャップを埋める戦略を考えよう

学生団体のイベントは10人ほどの小さなものから、1000人規模のイベントまで、
その規模感は学生団体毎に大きく異なります。

しかし、どんなイベントであっても必ず最初に、
何人の学生を集めてイベントを行ないたいのか目標設定を行なうはずです。
まずはその目標に対して、PV数、CVR、CTRがいつまでに、
どれぐらい必要になるのかから考えましょう。

例えば、1ヶ月後に学生100人を集めてイベントをやりたいと考えたとします。
そしたら、まずは大きく以下の様な予想が立ちます。

■ 申込数:100人
■ CVR:3%
■ PV数:3300PV
■ CTR:5%
■ リーチ数:60000人

このように集客では必ずゴールから逆算して、いつまでに何を達成しなければならないのか、
その目標をメンバー内で必ず共有するようにしましょう。

先日の記事に、イベントの規模感に合わせて、PV数、ファイスブック招待数、
tweet数がどれぐらい必要なのかが書かれていますので、そちらも参考にしてみて下さい。
イベントで50人集客するために、どれだけ広報すればいい?

自分たちが最大限アプローチできる人数を予想する

上のような目標設定ができたら、次にどのようなツールで集客ができるかを考えましょう。
集客を行なうにあたっては、かならず以下の2つのツールは最低限準備しましょう。

■ PV数を計測できるイベントページ
■ リーチ数を稼げるソーシャルメディア(Twitter、Facebook)

ソーシャルメディアは学生団体によって、アプローチできる絶対数が大きく異なります。
学生団体によってはTwitterで2000フォロワー以上いるところもいれば、
メンバーのフォロワー数を合計しても1000人に満たないなんて学生団体もありますよね。

★ 団体のTwitterアカウントのフォロワー
★ 団体のFacebookページへのイイネ数
★ メンバーのTwitterの総計フォロワー数
★ メンバーのFacebookの友人数

このように自分たちの学生団体のメンバーだけで最大限努力して、リーチ数、PV数を
どれぐらい稼ぐ事ができるのか、まずはおおまかな見積もりをを出してみましょう。

集客で使えるチャネルを増やしておく

イベントで目標としている集客人数にソーシャルメディアの運用だけで、
到達できれば問題は無いのですが、イベントの規模が大きくなってくると、
自分たちの持っているツールだけではリーチ数が足りなくなってきます。

特に100人以上のイベントともなれば、最低でも1万人以上の人に対して、
アプローチをかけ、イベントの告知を行なう必要があります。

そのような場合はあらかじめ、新しく作れそうなツールや既存のチャネルを全て洗い出して、
いつまでにどれぐらいの効果がありそうなのかを把握しておきましょう。

学生向けのイベントであれば具体的に以下の様なチャネルが考えられます。

■ 既存のメールマガジンへのイベント掲載
■ メディアへのイベント記事掲載
■ イベント登壇者への告知依頼
■ ハブとなる学生への告知依頼
■ フライヤー、動画など文字以外の媒体での告知

これ以外にも方法はいくらでもありますが、
お願いした人全てが告知を快く手伝ってくれるとは限りません。
他人の力を借りる際は、必ず自分が最大限努力をした上で、
本当に困っている時にだけお願いをするようにしましょう。

目標は細かく設定して、メンバー内で共有する

集客を行なう上で、目標はできる限り細かく設定するようにしましょう。
100人の集客を目指すのに、一ヶ月前から告知を始めて、
最後の一週間まで参加申し込みが10人にもいかないケースは避けたいですよね。

3日〜1週間のスパンで区切りをつけ、いつまでに何人の集客をするのか計算しましょう。
またPV数などは一日平均でどれほど稼ぐ必要があるのかを必ず把握し、
毎日それが達成できるまで地道に告知を繰り返すようにしましょう。

特にチームでの集客では、自分が何人分の集客に対して責任もち、
集客を進めていかなければならないのかを把握しておく必要があります。
広報のチーム内でメンバーそれぞれの役割分担を明確にして、
リーダーは目標と、その結果をメンバーに欠かさず報告しましょう。

集客のリスクマネジメントを忘れない

イベントの集客は数字が出ているからと言って必ずしも成功するわけではありません。
統計によっては、当日イベント参加者の50%が前日、前々日に申し込みをするというデータもあります。
もちろん結果的にそれで集客が上手くいけば問題はありませんが、
できる限り安心してイベントの集客は行ないたいものです。

特に広報のチームでイベント全体の集客の責任を持っている人は、
集客が困った際にすぐに手を打てるよう、先の事を見据えた行動を取るようにしましょう。

理想としては、1週間スパンで細かく数値目標を設定し、
それよりも早いペースで隔週の集客目標を達成できる状態を目指しましょう。

もし、立てた目標よりも遅いペースでの集客になっている場合、
メンバー内でどうすれば集客状況が改善されるのかを分析し、
足りていない点に対して積極的にテコ入れを行なうようにしましょう。

イベント集客は地道な積み重ねが結果に繋がる

イベント集客は毎日のtweetなど、日々の小さな積み重ねが
結果的に多くの参加者を集めることにつながります。

学生団体によっては、炎上マーケティングやバズを狙って、
一日で通常の何倍ものPV数を稼ごうとする事もあると思います。
しかし、実際にはそのような企画は失敗のリスクも高く、
そこにかかる工数を考えると必ずしも得策であるとは言えません。

集客で大事なのは、小さくても良いから地道にtweetなどの行動を繰り返し、
結果がでるまで、粘り強く集客を行なうことです。

数字に落とし込んで分析をすれば、自分たちが何ができていて、
何が足りていないのか、必ず把握する事ができます。

マーケティング戦略はそのように小さな集客を重ねて行く上で、
非常に重要な指標になりますので、集客を始める前から深く練り込んだ戦略を考えるようにしましょう。