会議運営するときには必見!MTGでやっておくべき20のこと

学生団体でもゼミでも、大学生なら会議や話し合いをすることは多いと思います。
この会議(MTG)をどうやって運営していくか、はとても重要です。
会議運営の重要性に関しては「メンバーを成長させる。上手なMTGの運営方法。」を読んでみてください。

今回は会議運営のときにすぐに使えるようにMTGでやっておくべきことをまとめてみたので、
実践していない点があればぜひ自分たちのMTGに取り入れてみてくださいね。

1.会議の目的/ゴールをしっかりと共有する

なんのために話し合うのか、この会議でなにを決めるのか、
しっかりと目的やゴールを共有しましょう。一言で言えるくらいシンプルでいいです。
これがあるだけで話の方向性が定まり、的外れな発言が減ります。

2.資料などは事前に紙で用意する

口頭で言われても忘れたり、聞き逃すことは大いにあります。
会議のレジュメや情報共有することは紙で用意して配布しましょう。
紙が大変であれば、事前にデータを送ったりメーリスで共有しましょう。

3.遅刻は絶対にしない

遅刻者がいるだけで情報共有などが二度手間ですし、その対応で余計な手間がかかってしまいます。
理由がない遅刻に関しては、0になるようにペナルティーをつけてもいいですし、
会議の時間を遅めにするなど全員で同時にできる時間に会議を行いましょう。

4.情報共有は手短に行う

どんなことがあったのか情報共有することはとても大事です。
話が長くならないように資料を用意したり、”PREP”を意識しましょう。
”PREP”とは「Point/Reason/Example/Point」の順に話すと伝わりやすいという法則です。
普段の生活やプレゼンでも活用してみてください!

5.アイデア出しと意思決定をしっかりと分ける

もっと話を広げたいのに反対意見やマイナスなことしか言わなくて苛々することはありませんか?
また、結論を出したいのにアイデアばかり出て決まらないことはありませんか?
それは「拡大」と「収束」をしっかりと分けず、目的意識が統一されていないからです。
議題に対してどうしていきたいのか、しっかりと分けて考えましょう。

6.意見を可視化する

アイデア出しなど発言や意見が多くなるときには紙に書きましょう。
「Post it」でも各自のノートでも構いません。
意見を可視化することで忘れることがなくなり、文字にすることで意見を整理できます。

7.発言者ではなく客観的な意見として捉える

「あの人が言ったから、、」「先輩の意見だから、、」など発言者の存在は消しましょう。
先輩やOB、代表陣などの発言は影響力を持ちがちです。
ただ1つの意見として捉えて、余計なフィルターにかけずに考えてみましょう。

8.アジェンダをしっかりとつくる

会議でどんなことを話すのか、目的は何か、優先順位はどの程度なのか、何分話し合うのか、
各議題ごとにしっかりとまとめて共有しておきましょう。

9.事前に意見を持った上で参加する

会議は情報共有ではなく、意見や考えを昇華させることです。
運営側が考えてきてほしいことをしっかりと伝え、
参加者は自分が考えるべきことをしっかりと考えましょう。
考えがない人は参加しても意味がありません。

10.時間をしっかりと決める

長過ぎてもだらだらしてしまいますし、話し合いでは何も生まれません。
会議と行動の時間の比率を常に意識していきましょう。
そのためにもまずは会議の時間をしっかりと決めて、その中で答えを出しましょう。

11.少人数のグループで話すような仕組みをつくる

1人の話を大人数で聞き合っていては効率が悪いです。
1人1人の発言量が最大化するように少人数で話し合う仕組みをつくりましょう。
5人程度のグループをつくって最後に各グループで情報共有するだけでいいです。
全員で話し合う効率の悪い会議は捨てましょう。

12.結論が出ない話は後回しにする

会議のなかで結論が出せないような話題もあります。
例えば、飲み会参加者が決まらないと参加費を確定できない、とします。
そのなかで参加費をいくらにするか話し合い結論を出すのは難しいです。
いつ結論が出せるのか期限を決めて、後回しにしてしまいましょう。

13.議事録をしっかりととる

なにを言ったのか、なにが決まったのか、参加していない人にも分かるように、
参加者が後で確認できるように、しっかりととりましょう。
議事録に関しては以下の記事を参考にしてみてください。
「議事録はメモではない。人に伝わる議事録の取り方。」

14.大事なことはメモを取る

議事録があるとはいえ大事なことは各自でメモしましょう。
自分のタスクに関しては、自分でもしっかりとメモをとり自己責任でやりましょう。

15.しっかりと休憩を挟む

頭を休めることや話し合いのスピードを調整するために休憩しましょう。
分からないことや気になることがあればこの時間に確認して、次の議題に備えましょう。

16.質疑応答の時間をとる

議題の終わり、会議の終わりには質疑応答の時間を設けましょう。
不明点や気になることを次へと回さずに、その会議のなかで一区切りつけましょう。

17.Skype会議はなるべくやらない

ネット会議は場所と時間を気にせずにできますが非効率です。
2人であればいいものの複数人だと会話が被ったり、回線トラブルが起きたり、
空気感も分からず時間も余計にかかってしまうためお勧めしません。
オフラインでの会議がどうしてもできないのであれば、
メールで情報共有、判断は個人に委ねて行動する形のほうがまだましだと個人的には思います。

18.タスクの期限と担当を決める

タスクが出たときにはそれを誰がいつまでにやるのか、
しっかりとタスクの期限と担当を決めましょう。
責任者はそれらがしっかりと守られているか確認することを怠らないように。

19.会議で出たTODOを確認する

会議の最後にはしっかりとTODOを確認しておきましょう。
議事録で漏れがあったり、認識が違うときもあるので確認は大事です。

20.次回のMTGの内容を決める

次の会議で何を話し合うのか、日時はどうするのか、
それまでにしておくべきことはなにか、共有しておきましょう。
これらをすることで、アジェンダ作成や目的共有などが楽になり、
上記で挙げたことが次のMTGでやりやすくなるはずです。

ざっと20のやるべきことを挙げてみましたが、実践できている項目はいくつあったでしょうか?

会議は多くの参加者の時間を使うからこそ、より有意義であるべきです。
会議運営をおこなう学生は少しでも有意義な時間になるようにぜひ頑張ってください。