日本中を長い会議から救え!長い会議の3つの特徴とその対策

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学生の皆さんは学生団体やアルバイト、ゼミなどの場で会議をすることがあると思います。
しかし、あなたが関わる会議の中に長くてナンセンスなものはありませんか?
そんな会議に物申す!
私の学生団体とアルバイトでの経験から感じた、以下の「長い会議の特徴」に自分が関わる会議が当てはまっていないかチェックしていきましょう!

タイムスケジュールが決まっていない

アジェンダは決まっていることが多いですが、タイムスケジュールまでしっかり決まっているでしょうか?
私が経験した長い会議の中ではタイムスケジュールが決まってないパターンが多かったように思います。

「1つの議題に対して時間をかなり割いてしまった」
「でも、もう1つの方もしっかり話し合っておきたい…」
という結果会議が延びてしまうケース。
みなさんも経験したことありませんか?

会議をするときはタイムスケジュールまで決め、その中で集中して話し合えるように心がけましょう。
そこでどうしても答えが出なかった場合、そこまででみんなが出してくれた意見を担当者および担当チームがが持ち帰り、練り直しするということもできると思います。

会議の目的がはっきりしていない

  • この会議は決定事項を出す会議なのか?
  • 各チームが考えてきたものをブラッシュアップする会議なのか?
  • 何かを共有する会議なのか?

長引く会議はここがはっきりしていません。

帰結点が分からないから論点がずれる、ぐだぐだ長引く。
何のための会議なのか、というものを明確にし、会議が始まる前から参加者にはお知らせをする必要があります。
定例の会議となると、特に目的がおろそかになりがちですので注意しましょう。

1人1人がやりたい放題

会議が長引くと次の仕事に響いたり、帰宅が遅くなってしまったりします。
これらが積み重なると個々人にストレスが溜まってしまいます。
そんな長い会議にはやりたい放題する人が必ずいます。

  • 急に新しい議題を持ち出す。
  • 1人だけ長々と話す。
  • 開始時間を守れない。
  • 会議の準備をしっかりやってこない、だから沈黙が増えて長引く。

1人1人がこの時間を有意義な時間にすると意気込んで参加することが何よりも大切です。
会議とは集団行動です。集団の利を考えて行動、会議を進行させることが大切です。

私はこの場を借りて一言申したいです。

会議はやりようによってはとても有意義な時間になります。
しかし、この世に存在する会議は面倒だと思われているものが多い気がします。

私の感覚が正しいということの証拠になる事実があります。
ネットで『会議 長い』と入れるとその次に出てくる予想検索ワードは『無駄』です。
日本中で、長い会議は無駄だと感じています。

大抵の場合、会議の発案者はそのことに気付かない場合が多々あります。
しかし、それは会議発案者のみの責任ではありません。
会議に参加している以上、あなたはその会議をよくしていかなくてはならない義務を負っています。

最近会議が長引きがち…そう思っている方はぜひこの記事を参考にしてみてください!
そして、この記事をシェアして、会議を長引かせている人にぜひ届けてください!!

ABOUTこの記事をかいた人

依田有里佳

東京女子大学 現代教養学部 国際社会学科 国際関係専攻3年 アジア、特に中国、台湾が大好き!台湾に5年滞在した経験があります。 大学では中国、台湾について研究。2015年9月より上海へ留学。 夢は、「伝える力で明るい東アジア」を作ること! 趣味は海外ドラマ、アニメ観賞。 facebook→https://www.facebook.com/yurika.yods