メンバーを成長させる。上手なMTGの運営方法。

meeting

どの学生団体や組織でも会議(MTG)は絶対に行うでしょう。
メンバー全員(50人と仮定)が参加するとして、そのMTGが2時間だとしたら、
1回のMTGで「100時間」を使うことになります。

他よりも質が1.2倍良いMTGをしたとしたら、
半年間で週1回だとしても、「約500時間分のプラス」になります。
みんなの時間を使うからこそ、MTGの質は本当に大事です。

組織がメンバーを成長させられる機会は「MTG」か「メンバー自身の行動」しかありません。

組織としてメンバーになにか与えることができる機会は限られているからこそ、
その機会を無駄にしないためにも、より良いMTGの運営を行なっていきましょう。

今回はMTGをする上でやっておくといいことを紹介したいと思います。

情報や知識のレベルを統一する

情報共有は大事です。
当たり前ですが、会議時間/場所やアジェンダ(議題)はちゃんと共有しますよね。
ただそれらの基本的なことが出来ておらず、
遅刻が多かったりMTGをスムーズに始めることができていなかったら、
メンバー全員でベストな会議の形をしっかりと決めましょう。
このままだと危ないということをまずは全員で認識することです。

上は基本として、大事なのはその先です。
会議の進行やアジェンダ決めを担当している人は大抵組織の中心メンバーでしょう。
代表であったり、チームのリーダーだと思いますし、それが普通です。
はっきり言って、他のメンバーより知識もあるし、考えも進んでいるため、
たまにメンバーが会議内容を理解していないときがあります。

・なんでその議題について話し合うのか
・どういった目的で案出しを行うのか

しっかりと会議の目的を提示しましょう。
そして、なにを決めたいのか、ゴール設定をしましょう。

会議の議題の背景を理解することで、メンバーはそれに合わせて動いてくれるはずです。
重要な議題と理解したら集中して話を聞いてくれるだろうし、
楽しく案を出す場と分かれば、フランクにどんどん話し始めようとするはずです。

知識や情報のレベルを統一することで、
誤解や余計な意見の食い違いも減っていくので心がけてみてください。

事前にしっかりと準備をする

当日やることは事前に分かっているはずです。
だからこそ、事前にどれだけ準備をするか、が当日のMTGの質を変えます。

まずは、MTGを1つのイベントと捉えましょう。

参加者を招いてイベントをやるとき、運営はしっかり準備しますし、
参加者もどんなイベントなのか理解して楽しみにして来るでしょう。
そういった気持ちをMTGにも持ちましょう。

イベントとMTGの違いは身内だけでやるか一般的か、だけです。

「別に会議前にやればいいや」「空いた時間に上手くやろう」
「疲れたし適当に流そう」「他の人がやるだろうし別に自分は,,」

そういった気持ちは捨てましょう。

・事前に用意すべきことは用意する
・アジェンダの中身をしっかりと伝える/理解しておく

当たり前ですが、これが出来ているかどうかで大分違います。

発信⇒議論を目指す

MTGが形になってくると「発信」することが増えます。
まずは、幹部陣などが情報共有のために発信するでしょう。
話し合いではメンバーが色々な意見を出してきて盛り上がってくるはずです。

とてもいい雰囲気なのですが、そこで先に進まないと、
お互いに言いたいことを言って終わるだけで何も変わりません。
意見を出したけど受け入れられなかった人は意見を出さなくなるかもしれませんし、
よい意見を出す人が1人いればいいですし発言する人が減る傾向になります。

そのために、MTGでは「発信」⇒「議論」を意識しましょう。

ただ自分の意見を発信して終わらせず、相手の意見の良さを理解して、
互いの発信からより良い意見を生み出すために議論をしましょう。
鋭い指摘を受けて改善した意見は前より格段と良くなるはずです。

もちろん受け入れられない意見はありますが、
その意見があったから他の意見が成長したと思えば出した価値はあるはずです。

「議論する」ことを意識している組織はとても強いです。

メンバー全員がMTGに参加している意識を持つ

MTGは1人じゃできません。参加者がいることで成り立ちます。
今まで行ったことも1人で出来ることではないです。

だからこそ、同じレベルで話し合える相手が必要となってきます。
このレベルに差があると一方的な会話になってしまいます。

一番大事なことは全員が主体性を持って参加することです。

実力も立場も関係ありません。
各々のメンバーが意識するだけで、MTGは今までより良くなるはずです。

もしMTGがつまらないと思ったら、自分から変えてみましょう。
隣のメンバーに声をかけ、全員でより良いMTGをつくる意識を持ちましょう。

MTGは組織の風土を作ります。
組織の風土はメンバーを育てます。
優秀なメンバーは良いMTGを行います。

MTG運営は組織の成長を決めるほどに重要です。

もしMTGが雑だと感じたらぜひ改善してみてください。