会議の質が組織のレベルを決める。良い会議を行うためにすべき5つの大事なこととは?

学生団体やゼミで会議をすることは多くあると思います。
ただその会議が以下のような状態になっていることはありませんか?

・会議の終わる時間が決まっていない
・決めることが多すぎて、話が前に進まない
・一度話し合って決めたことに対して、再度話し合うことがある
・会議をしたけど、あまり進展がない
・次の会議でなにをするのか分からない

こういった点が1つでもあったらすぐに改善しましょう。

すぐに実践できることですし、会議をより有意義にするために、
会議運営をする人やファシリテーターはこれから紹介する5つのポイントを心がけてみてください。

会議で話し合う内容を事前に決める

当たり前のことですが、会議を運営する人はしっかりと事前に話し合う内容を共有しましょう。
話し合う内容が決まっていれば、その内容にどの程度時間がかかるか分かるはずです。

何を話し合って、何を決めるのか、ゴールをしっかりと共有しておくことも大事ですね。

時間が長い会議は話が長く、非効率なことが多いです。
各自で決めることはメールで共有すれば済みますし、全員で話し合う必要がないことは個別にできます。
思いつきで話し合うので、話が広がり過ぎて収集がつきません。

会議は物事の意思決定をする場です。

1つ1つの議題や内容がどんな意思決定に繋がるのか意識しながら話し合いましょう。

決まらないときは後回しにする

話し合いのなかで答えが出ずに先に進まないことはあると思います。
その原因として考えられるのが、
・結論を出すための判断材料が足りない
・意思決定をする人がその場にいない
・現状出ている提案に納得していない

などが挙げられると思います。
上の2つに関しては、決めることは絶対にできませんので後回しにしましょう。
アイデアが足りないときにはその場で無理に出すのではなく、各自で考えてくるのも1つの手です。

後回しにするときには、いつまでに決めるのか日程をしっかりと決めるのを忘れないように。

決定事項をしっかりと共有する

たまに会議であるのは、たくさん話し合ったのはいいものの、
たくさん話し過ぎて、結局どうなったのか把握していないことがあることです。

会議で一番大事なことは、何を決めたか、ということです。

決定事項に関しては、意見の食い違いや勘違いなどがないように、
会議の終わりにしっかりと確認して、再度話し合うことなどがないようにしましょう。

会議で出たタスクの期限と担当者を決める

会議で今後の方針ややるべきことが決まって、タスクが生まれるはずでしょう。
ただ、そのタスクを「だれが」「いつまでに」やるか決めることまでしっかりと行いましょう。

担当者と期限を決めないと、話し合ったことが前に進まず無駄になってしまいます。

誰もがめんどくさがり、そういったことを口に出さずに終わることがないように、
会議運営者はしっかりと会議で出たタスクの担当者と期限を決めましょう。

次回までのタスクを確認する

良い会議は、次の会議でなにをするのか、がしっかりと把握することができます。
会議参加者がその後のスケジュールや全体像を理解することになり、
会議だけでなく関わる活動にもより良い影響を与えることになると思います。

そのためにすべきことは、次の会議でなにをするのか、決めておくことです。

また、次の会議ですべきことが決まれば、それまでにすべきことも決まります。
そうやって会議を1つの中間地点としてスタートからゴールをしっかりと結ぶことで、
より良い活動へと繋げていくことができるはずです。

良い会議をしていることは良い活動につながります。
良い活動はより良い組織をつくることへと繋がるはずです。

まずは日々の会議の質を上げてみるのはどうでしょうか?