集まるだけなら意味はない。実りある会議のために取り入れるべきこと


学生団体だけでなく、サークルの会議やゼミでの集まりなど「会議」は多く開催されますよね。
多くの学生が貴重な時間を割いて集まっているのだから、少しでも実りのある集まりにしたいかと思います。

しかし何も考えずに、ただ集まるだけでは会議を開催する意味はあまりありません。
事前にしっかりと当日の流れや詳細を詰めていかなければ、「ただの集まり」で終わってしまいます。
学生団体のススメではこれまでにも会議を運営する上で取り入れたいことをいくつか紹介してきましが、今回は僕自身が会議などを運営する上で「これは外せない!」と思ったことを5つに絞って紹介します。

前日の内に議題を共有する

会議の議題をその場で参加者に共有しているようでは良い会議は望めません。
なぜなら、参加者はその場で初めて「何を考えればいいのか」を知るからです。

それでは話し合いも円滑に進まず、意思決定も遅れてしまいます。
時間は有限です。
貴重な時間を割いている訳ですから決められた時間内で会議を行いたいですよね。

前日までには参加者に「会議での議題、それに対して考えてきてほしいこと」など、会議に向けて参加者全員が意見をまとめる時間を用意できるようにしましょう。

また、議題を考える場合は「◯◯と△△を話し合います」といった項目だけでなく、

19:00~20:00 ◯◯
20:00~20:30 △△

というように時間にまで落とし込んで共有しましょう。

根回しを怠らない

根回しと聞くと印象が悪いかもしれませんが、ここでは「事前に各自の意見や考えをある程度把握しておくこと」を中心に指します。
3,4人など少数の会議ならともかく、10人20人など大規模なものになると、数に比例して多種多様な意見が出てきます。
それをファシリを中心に瞬時にまとめられるならいいのですが、実際は難しいですよね。
その場でどうするか迷ってしまうと、会議が中断してしまいます。

そうならないためにも、議題をしっかりと前日の内に提示した上で、各自の意見や考えを概要だけでも把握しておくことが大切です。
理想としては意見を確認した上で、それに対し事前にフィードバックをしておくこと突拍子も無いような意見が急に会議で出てくることや進ませたい方向に会議を持っていきやすくなります。
その結果当日の進行がスムーズになります。

タイムキーパーを決める

議題を共有するという項目で説明したように、議題は時間にまで落とし込んでおく必要があります。
ただ物事は残念ながら全てが上手くいくわけではありません。

話し合いがだらだらと続いたり、意思決定がなかなか行われない場合には時間がどんどんずれ込んで行ってしまいます。
そうすると後に控えている議題に十分な時間を割くことができずに会議がまとまらなくなってしまいます。

こうなることを防ぐために、時間を管理するタイムキーパーを定める必要があります。
タイムキーパーは時間をしっかりと把握し、残り時間を告知したり当初の予定の時間となった場合に知らせる役割を担います。

特に残り時間を告知する際は、30分、15分、10分、5分というように小刻みに知らせることで話し合いなどにメリハリを持たせることができます。
もしもそれでも時間内に決まらない議題があるようなら、仕方ありませんが後に回して次の議題に移りましょう。

小グループでの話し合いの場を提供する

人数が増えれば増えるほど、一人一人の発言の機会は減ってしまいます。
会議で最もありがちで、なおかつ避けたいのが「同じ人しか発言しないこと」です。

これでは折角様々な人が参加している意味がありません。
会議は色々な意見や議論が飛び交ってこそ意味があります。

そのためにぜひ取り入れてほしいのが、小グループでの話し合いの場です。
どんなに話すのが苦手な人でも、少数になればなるほど話しやすくなります。
30人に向けて話すのが難しくても、3人を相手になら気が楽ですよね。

参加者意識を持たせる

大人数での会議で最も困難なのが、参加者全員に参加者意識を持たせることです。
参加者意識を持つことができず、「自分がいなくたって会議は進む」と思うようになってしまうと、大幅なモチベーションの低下に繋がってしまいます。

それを防ぐために、いかに一人一人が参加者意識を持つことができるかが質の高い会議を生み出す鍵となります。
その上で最も効果的なのが「自分の意見が全体に共有されることと、使われること」です。
そのために小グループでの話し合いが鍵となってきます。

先ほどの通り、大人数での話し合いでは基本的に固定の人物が話す場になってしまうため、結果的に決定事項がその人の意見中心ということになってしまいがちです。

それを防ぎ、いかに一人一人の意見を出せるかは先ほど小グループの枠でご説明した通りです。
また、小グループでの話し合いは他のメリットもあります。

一人一人が意見を交わし合い、それをグループの意見としてまとめて全体に共有することで、「自分の意見が使われている」という意識を持つことに繋がるのです。

いかがでしたか?
会議はファシリにとっては、毎回毎回新たな課題が見つかり、それを乗り越えて少しずつ質の高いものにしていくのも醍醐味ですよね。
繰り返しますが、貴重な時間を割いて多くの人が参加するわけですから、少しでも質の高いものにする必要があります。

そのためにここでご紹介した5項目をぜひ取り入れてみてくださいね!

ABOUTこの記事をかいた人

柳田哲

やなごん。 将来の夢は日本と中東の架け橋になること。 アラビア語・イスラームについて勉強していて中東をおもに放浪してます。 家系図作成もしていて、先祖を400年辿ることに成功しました。