意外と重要!ミーティングの質を左右する正しい議事録の書き方とは?

議事録とるこんにちは、ひらっちです!
突然ですが、皆さんは議事録って書いたことありますか?

おそらく学生団体に入っている人であれば一度は議事録を書いた経験があると思いますが、「とりあえず聞き漏らしなくメモを取れば大丈夫だろう!」と形式を考えずに書いてしまっていたという人、意外に多いのではないでしょうか。

議事録は地味なただのメモ作業、と思っていたらそれは大間違いですよ!
一見地味でも、議事録はミーティングの質を左右する重要な役割を担っています。
そこで今回は、ミーティングを行う時に不可欠な議事録について書き方のコツを紹介していきたいと思います。

①「要は」でまとめる

まず最初に説明したいのが、「要は」でまとめるということです。
これはどういうことかというと、「この話し合いで議論すべきポイントは何か」「結局何が決まったのか」「次回の集まりまでにやってくることは何なのか」といったことを一目で見てわかるように項目を設けて書くということです。

ただ単にミーティングで出た発言を書き留めておくだけでは、議事録を見直した時に結局どの発言が採用されたのかわからず、仮に何か印を付けていたとしても決して見やすいものではないでしょう。

「今日決めること」「決定事項」「次回までのタスク」といった項目をフォーマットとして用意しておけば、一目でミーティングの内容が理解でき、ミーティング中の情報整理も効率的にできるようになると思います。

②発言以外のことも書き留める

続いてのポイントが「発言以外のことも書き留める」ということです。
これは聞いたことだけでなく、目にしたことも重要な情報として議事録に残しておくということですね。

例えば、話し合いの中で出た発言にだけ注意を向けるのではなく、「誰がその発言をしたのか」「説明の際に図などは使われていなかったか」といったことまで意識して議事録に書いておくと、ミーティングの内容を抜け漏れなく記録できるようになります。

③意見と事実を明確に分ける

そして最後が、「意見と事実を明確に分ける」ということです。
議事録では一字一句発言を書き留めることは難しいため、文章ではなくキーワードなどに略して書くこともあるかと思います。

しかし、そうするとそのキーワードが発言した人の思い込み、個人的な意見として出たものなのか、それとも実際にそうであるのかわからなくなる可能性が出てきます。

例えば、「イベントで借りる会場、◯◯ってことならたぶんすぐ予約できると思うよ。」という発言と「◯◯はすぐ予約できるよ。昨日空き状況調べたけど今月はどの日もまだ予約受け付けてたから。」という発言だと信憑性が全く異なってきますよね?

こういった解釈の違いを明確にするために、意見と事実を分けて議事録を書くことが重要となってくるわけです。

最後に

いかがでしたでしょうか。
最初に紹介したフォーマットで用意する項目については、「こういう項目があったらもっと便利だな。」といった感じで日々追加、改善していくともっと良いかもしれませんね。
創意工夫を重ねて、スマートなミーティングを作り上げていってください!

以上、ひらっちでした。

ABOUTこの記事をかいた人

平塚 啓太

立教大学 経営学部 国際経営学科3年 8月からアメリカ・ケンタッキーに留学 趣味は読書、カフェ巡り、史料館巡り、プロレス観戦など。 関心分野は哲学と社会学で、最近は人間関係の作り方に興味があります。 好きな女性のタイプは年上でサバサバした人です。 Twitter→@mad_rampage