議事録はメモではない。人に伝わる議事録の取り方。

会議などで議事録を取ることがあると思いますが、
出た意見をただ書いてあるだけではただのメモです。

議事録とは、その会議の趣旨から結末/決定事項までの記録です。

会議に出ていない人が議事録を見たときに、
・どういった目的で会議が行われていったのか
・会議で決まったことはなにか
が瞬時に分かるのが理想なのではないか、と思います。

口で説明するのも手間なので、自分が使っている議事録のテンプレートを共有しておきます。
欲しい人はご自由にコピペしてください。

MTG議事録テンプレート

◆–MTG議事録
日時:2012.07/30(月)
場所:
参加者:
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【アジェンダ】
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【決定事項】
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【今後のTODO】
<◯◯さん>
<◯◯君>
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【詳細】
<<<アジェンダ1>>>
<<<アジェンダ2>>>
<<<アジェンダ3>>>
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【メモ】

自分の場合、上のテンプレを使って、議事録を取っています。
上から順に説明していきますね。

・概要
日時や参加者は意外と忘れがちです。しっかりと記入しておきましょう。

・アジェンダ
会議のテーマですね。これがしっかりしていないと話し合いのゴールがずれるので、
しっかりと決めた上で、話を進めていってください。

また、話がずれてきたら、このアジェンダを思い出して、話を戻しましょう。

・決定事項
会議で決まった決定事項は1つにまとめておきましょう。
決定事項だけでなく、「重要事項」「確認事項」などの欄も場合によってはあるといいです。
この部分は重要なので、会議終了直前に再度口頭であっているか確認しましょう。

・今後のTODO
話し合いのなかで生まれた各自のTODOをまとめておきましょう。

もし担当不在のTODOがあった場合は、MTGが終わる前に担当を決めましょう。

・詳細
会議で話し合われていることはトピックごとに分けてまとめておきましょう。
基本的には詳細にどんどん書いていき、重要事項をコピーして、
上の「決定事項」や「今後のTODO」に書き足していきます。

・メモ
会議中に気付いたこと、気になったことなどはいつでも話せるように、
しっかりとメモする欄をつくっておいてください。

この議事録のテンプレートは、
Evernoteに保存しておいたり、メモ帳でテンプレとして取っておいたり、
すぐに使えるような状態にしておきましょう。
議事録を取らないと、数日経った後に何を話したのか忘れてしまいます。

それでまた同じようなことを会議で話すのは時間の無駄です。

しっかりとした議事録をとることは、活動の効率化にも繋がっていくので、
ぜひただのメモではない、しっかりとした議事録を取ることを心がけてみてください。