学生団体がイベント企画をするうえで、つくるべき最低限必要なポジションとその役割とは?

学生団体のイベント

学生団体でイベントを企画するときに、どういった役割分担をしていますか?

メンバー全員で企画を考えていてもイベントは進みませんし、
意見が出せないメンバーにとっては自分がいる意味を考えてしまう人も少なくないはずです。

イベント運営において、役割をしっかりとつくることも大事な役割です。

そこで、学生団体がイベントを企画するうえでどんなポジションや役割があるといいか、
最低限必要なポジションを6つ紹介したいと思います。

1.プロデューサー

全体統括となるポジションです。
組織全体で1つのイベントを行うときには学生団体の代表が兼務でもいいかもしれません。

1つの団体でもいくつかのイベントやプロジェクトが並行して動いているとき、
他部署との連携や情報共有は必須となります。
また、メンバーの人数が多いときには、
メンバー全体の役割分担や会議運営、進捗管理などのマネジメントの役割、
全員の意思統一やモチベーション管理などのリーダーとしての役割も果たす必要があります。

優れたプロデューサーがいることで、メンバー全員のやる気やスキルを存分に引き出し、
チーム全体の力を最大限に発揮することができます。

2.ディレクター

イベント企画や活動の中心になって動く役割がディレクターです。
メンバーの人数が少ないときにはプロデューサーと兼務でも大丈夫かと思います。

ポジションとしては、プロデューサーと近い役割になるのですが、
プロデューサーが頭で考えるとしたら、ディレクターは行動で示していく役割かと思います。
プロデューサーが管理しきれない細かい進捗管理を行ったり、
イベントのクオリティーをしっかりと上げるためにどうするか考えて実行に移していくことが求められます。

イベントを企画する中心となり、より良いイベントをつくるためにどうすべきか、
組織の中心となるプロデューサーと協力して、イベントを作り上げていく存在です。

3.企画担当

実際に企画をどういったものにするか、コンテンツをつくっていく役割を担います。
イベントをつくるうえでアイデアは大事ですが、
アイデアだけ良くても、そのアイデアをしっかりと作りこまないと良いイベントにはなりません。

トークイベントであれば、テーマ選びやトークの流れを少し変えるだけでも、
伝わるメッセージやイベントの雰囲気は変わってきますし、
出演者がメインとなるライブやファッションショーのようなイベントでは、
どんな出演者やゲストを呼ぶか、どんな演出や紹介をすると魅力が引き出せるか、
イベントで伝えたいメッセージや価値をしっかりと形にすることが企画担当の役割です。

アイデア出しなどはメンバー全員でやってもいいと思いますが、
細部まで作り込む作業は責任を持って企画担当がやるのがいいと思います。

4.渉外担当・会計

メンバーだけで完結するイベントは少ないかと思います。
イベントをやる会場の準備が必要になりますし、ゲストの出演や対応をすることもあるかと思います。

そういった外部とのやり取りや連携を取る存在が渉外担当の役割です。
イベントに対するお問い合わせの対応など、外部の窓口にもなるかと思います。
外部とやり取りすることが多く、金銭面に関わることも少なくないとしたら、
イベントの会計を兼務してもいいかもしれません。

外部とやり取りするメンバーはその組織の顔となり、その学生団体の印象を決めることになります。
特に、営業などで企業と接することとなれば、その存在はより大きくなります。

5.広報担当

イベントを真剣に作っていても発信しなければ周りには伝わりません。
自分たちのイベントを社会に発信し、多くの人に知ってもらうことが広報担当の役割です。

学生団体の場合は、twitter,Facebookなどのソーシャルメディアを使うことは多いと思います。
ただ、イベント用にサイトを作ることで、より多くの人に知ってもらう機会になりますし、
チラシや看板などを作ることでも広報になります。
広報の役割はきりがなく、やろうと思えばどこまでもできるはずです。

また、イベント集客がしっかりと出来ているのか管理することも大事です。
客観的な視点でイベントを外部に発信し、外から見てイベントがどう見られているのか、
学生団体のなかに発信することも広報担当の役割だと思います。

6.制作担当

当日の小道具から広報用フライヤーなど制作物の管理をするのが制作担当です。
制作担当だけでつくるのではなく、各々で制作をすることもあると思いますが、
全員が勝手に作ってしまうとデザインの統一ができなかったり、
制作に必要な素材や道具の管理ができず、非効率になることもあります。

制作業務が少なければ、制作担当が全て作ってしまうのも1つの手段ですが、
もし多くのメンバーが制作に関わるとしたら、
制作物のクオリティーやデザイン性を管理するのが制作担当の役割です。

イベントの種類によっては、これらのポジション以外にも必要な役割はあるかと思います。
あくまでこれら6つのポジションは最低限あるといい役割ですので、
これらの役割やポジションをもとにメンバーを割り振ったり、チームづくりをするといいでしょう。

これからイベント企画をしようと思っている学生団体は、
ぜひメンバーの役割分担やポジションを決めるときの参考にしてみてください。