チームの力を最大限引き出すために。プロジェクトマネージャーに求められる5つのこと

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学生団体の活動でイベントやフリーペーパーを作る際に、企画の中心となって動くのは必ずしも学生団体の代表だけではありません。
ときには学生団体の一メンバーが、プロジェクトマネージャーとなって他のメンバーを動かすこともあると思います。

プロジェクトマネージャーの指示一つで、チームの力は大きく変わってきます。
これから何か企画の責任者としてメンバーを引っ張る立場にある人は、ぜひこれから紹介する5つのことについて意識して取り組んでみて下さい。

自分でタスクを抱えない

プロジェクトマネージャーにありがちなのが、メンバーにタスクを振るのが怖くて何でも自分一人で終らせようとすることです。
プロジェクトマネージャーの仕事はタスクを消化することではなく、タスクを管理することです。
自分でタスクを抱えてしまうと、自己管理に追われて、周りの状況を細かく把握できなくなってしまいます。

企画全体のスケジュールを考えたときに、今自分たちがどれほど企画を進められているのかを常にチェックすることを意識しましょう。
もし企画に遅れが出ていた場合は、遅れの原因を追求して、どうすれば良くなるのかを考えるようにしましょう。

企画に関わる情報収集を怠らない

タスクの管理をする上で、企画に関する情報収集には敏感になりましょう。
ここで言う情報は企画の内容に関わることだけではありません。
イベントの集客状況から、メンバーのスケジュール・モチベーション・体調まで、企画に影響がありそうな情報に関しては、徹底的に把握をするようにしましょう。

もしメンバーの一人がスケジュールの詰め込み過ぎで、タスクを完了出来なかった場合、それはプロジェクトマネージャーの責任でもあります。
企画が問題なく進んでいるのかを常にチェックして、問題が起こりそうな点については常にリスクヘッジをすることを意識しましょう。

チームのコミュニケーションを円滑にする

プロジェクトマネージャーの役割は企画全体の進捗を管理するだけではありません。
一人一人のメンバーに企画全体の動きであったり、企画自体の目的をしっかりと共有するのもプロジェクトマネージャーの役目です。

人数が少なければメンバー間のコミュニケーションは自ずと増えますが、メンバーが多くなるとそれぞれの認識のズレは大きくなります。
この認識のズレが大きくなればなるほど、企画のクオリティはどんどん低下することになりますので、プロジェクトマネージャーはミーティングの回数を出来る限り増やして、メンバー間のコミュニケーションを円滑にさせるようにしましょう。

明確なゴールイメージを持つ

プロジェクトマネージャーが何よりも持つべきなのが、企画のゴールイメージを誰よりも具体的に持っておくことです。
このゴールイメージを明確に持てていないと、一人一人のメンバーが個人の判断で企画を進めてしまい、企画がしっちゃかめっちゃかなことになりかねません。

プロジェクトマネージャーは常に理想のゴールイメージを持つようにして、その状態との整合性を常に取るようにしましょう。
また企画の初期の時点で、そのゴールイメージをメンバー間でしっかりと共有できているかも企画全体の出来に直結するので、プロジェクトマネージャーは常にゴールを意識した行動を心がけるようにしましょう。

メンバーには短期的な目標設定を行う

プロジェクトマネージャーは企画を前に進めるために、必要なタスクを洗い出して、それをメンバーに任せる必要があります。
そこでメンバーに一方的にタスクを振ってばかりだと、メンバーはやらされている感ばかりを感じるようになって、企画に対するモチベーションが日に日に落ちてしまいます。

そこで大切なのは、なぜこのタスクをやる必要があるのか、その目的をメンバーに具体的に伝えることです。
自分がこのタスクをやる理由が不明なままタスクをやり続けること程、メンバーにとって辛いことはありません。
一方で、目的が共有された状態でそのタスクが達成されると、メンバーは達成感を感じやすくなります。

メンバーのスキルとモチベーションを最大限引き出すためにも、メンバーの目標設定は意識的に行うようにしましょう。

プロジェクトマネージャーは責任が重い分、裁量が広くて、やりがいのある立場です。
このポジションに誰がつくかで、企画のクオリティは大きく変わってきます。

自分がこのように重要な役割にある学生は、ぜひ誰よりも企画に対して当事者意識を持って取り組むようにしましょう。