頑張らなくていい。活動のスピードを上げるときにすべき3つのこと。

組織で活動をしていく上で、活動のスピードが気になることがあると思います。
・大分時間が経ったのに全然進んでいない・・・
・進んでいるところと進んでいないところの差が歴然・・・
・もっと進めたいのに周りがついてこない・・・

誰もが一度くらいは体験したことはあるでしょう。

じゃあ、スピードを上げるためにもっと頑張ろう、
たくさんの時間を使ってもっと努力しよう、
というのは間違いではないですが、今より頑張らなくても解決できることが多いです。

今と同じだけの活動量でどうやって活動のスピードを上げるのか、
ポイントは大きく分けて、3つあります。

足並みを揃える。

活動を早めたいからといって、1人で頑張っても意味がありません。
自分一人であれば、自由にスピードを出しても問題ないですが、
組織で動く場合は、周りに合わせていくことが必要です。

それでは、どこに合わせるかというと「遅れない」ことに焦点を合わせます。
結局、今より倍以上頑張ろう!とみんなで決めて頑張ったとしても、
無理な行動設定では必ず行動を達成出来ない人が出てきます。
そうなったときに、その人に合わせて待つ必要があるかもしれないですし、
目標設定を再度し直す必要が生まれるかもしれません。

「遅れない」ことがなによりも早いです。
無理な目標設定をして出来ないときのほうが時間をロスしています。
また、期日に遅れないためにも組織のルールは徹底的に守りましょう。

ポイント:「期日に遅れないことが足並みを揃えてくれる」

決定は素早く、チェックはこまめに。

スピードが遅い組織にありがちなのが考え過ぎで行動に移せないことです。
慎重に進めたいこともあるでしょうが、早めに動いたほうが事前にミスが見つかるので安全なはずです。
ただ大胆に進めても上手くいかないので、「小刻みに動く」ことをおすすめします。

まずは、決定の意思表示をこまめに取りましょう。
いきなり100m進めるのではなく、10mずつ少しずつ進めていってみてください。
ゲームでいうと、こまめにセーブする感覚と同じです。
スピードは遅くなりますが、大幅なやり直しがなくなる分、着実と前に進みます。
考えすぎな組織は大抵行動に移す前にスタート地点まで戻ってやり直してしまいます。

素早く決定をして前に進んでいる分、方向性を間違えることも生まれます。
もしくは、質が低くなる、情報収集不足など新たな問題に直面するはずです。
この場合、問題が明確であることが多いため、目の前の問題を確実にこなしていきましょう。
また、こういった問題に気付き、間違った方向にいかないように、
こまめにチェックをして、しっかりと方向を定めていくことが大事です。

つまり、「PLAN>DO>CHECK>ACT」をとにかく早く回すことです。
このPDCAサイクルを早く回すために、意思決定の早さと方向性の修正が重要になります。

ポイント:「PDCAサイクルを早く回す」

役割分担を明確にする。

進んでいない仕事や活動をよく調べてみると、
「できない」「大変」なのではなく、「手を付けていない」ことが多いです。
誰がやるのかはっきりと決まっていなかったり、
他の誰かに頼んで終わるのを待っている最中など、
やるべきことが無駄にたらい回しにされて、活動に遅れを与えています。

そうならないためにも、役割分担を明確にしましょう!
具体的には、
・1つのシートに「タスク/担当者/期日」をまとまる
・依頼主がしっかりとリマインド
・お互いの進捗報告の回数を増やす

ことで、各々の役割分担が明確になってくるはずです。

ポイント:「各々の動きを”見える化”する」




組織は「二人三脚」です。
誰か1人がスピード上げればいいわけではなく、メンバー全員が各々の役割を理解して、
組織全体の足並みを揃えることで一体感が生まれ、より大きな一歩が踏み出せます。

今よりもっと活動のスピードを上げたい、と感じた人は、
・足並みを揃える
・決定は素早く、チェックはこまめに
・役割分担を明確にする

を心がけてみてください!