学生の内に身につけておくべき!ビジネスの「ほうれんそう」の正しい実践の仕方


こんにちは。
ライターの柳田です!
ほんの少しですが気温が下がり猛暑日が無くなってきましたね。
と思いきや9月に予定している渡航先であるエジプトが40度近くまで気温が上がっていて割と絶望としています…。

さて、夏休みということでインターンの時期となり、これまでよりも「私たちももうすぐ社会人になるのか」と認識する学生が多くなってきたのではないでしょうか?
就活もそうですが、社会人になれば序盤で新入社員の評価というものはだいたい決まってしまいます。
評価といっても「連絡の仕方・敬語・マナー」など基本的なことなのでご心配なく!

学生のみなさんの中には「ほうれんそう」という言葉を聞いたことがあるという人も多いかと思います。
「ほうれんそう」と聞けば「ああ、報告・連絡・相談だよね。」と分かるかとは思いますが、正しく実践できているでしょうか?
必要になるのはなにも社会人になってからではありません。
バイト先やサークル、学生団体の活動など学生生活でも十分必要なものです。

そこで今回は知っているだけではなく、正しく実践できるような「ほうれんそう」をご紹介します!

要点は簡潔に!「報告」に不要なことや感情はいらない

インターンなどで経験したことがある人は分かるかと思いますが「ほうれんそう」ってものすごく時間を取られます。
これから何をするかであったり、その日の日報であったり、業務以外に割と時間が取られてしまいます。
それは上司も同じです。

多忙な中でだらだらと時間だけ長い「報告」は、はっきり言って時間の無駄です。
では、具体的に時間の無駄と思われるような「報告」とはどのようなものかを見ていきましょう。

①だらだらと回りくどいために結局何が言いたいのかが分からない

相手に何かを伝える場合の鉄則は「要点を簡潔に」です。
具体的には、「結論→過程→(改めて)結論」の流れで説明すると簡潔に伝えることができます。

結論から入らずに過程ばかり、それも「私は◯◯にしようかと思ったのですが〜」などといったあまり聞いても仕方のないことをだらだらと説明されたところで結局何を伝えたいのかがわかりません。

特に多いのがミスをした時の報告です。
間違えの言い訳をするために無意識の内に自分を避難させようとして無駄に長い説明になってしまうことは良くあることです。
長くても最終的に伝わらなければ報告の意味はありません。

②事実だけ確認したいのに「感情を入れてくる報告」

上司が知りたいのは「事実」だけです。
その時にあなたがどう考えていたかなんて業務以外の時にでも話せばいいのです。
事実を単刀直入に伝えずに「私は反対したのですが〜、どうしようかとは思ったのですが〜」などその時に感情や考えを説明したところでどうしようもありません。

事実を説明する際は、英語でお馴染みの5W1Hを少し減らした4W1Hを意識してみましょう。
その中でもWho・Whenは必須な情報です。

すなわち、「いつ・誰が・どこで・何を・どのように」という点を簡潔に伝えることで概要を把握しやすくなります。

具体的に伝えて欲しい!正しい「連絡」の仕方

他人に何かを頼みたいという時に必須となる連絡。
今回は触れず余談とはなりますが、直接や電話で頼んだとしてもメールで再度依頼はしたほうがいいですよ。
伝わりやすいのは会話での依頼ですが、会話は文字の記録として残りません。
そのためメールで証拠や記録として残るように送るようにしましょう。

さて、本題に戻りますが「こいつ使えないな…」と思われてしまう雑な連絡の仕方の代表例が2つあるので見ていきましょう。

単語だけ言って「お願いします」

見出しに書きましたが、連絡は具体的にが鉄則です。
「××さん!◯◯お願いします!」とだけ言われても何をどうお願いされたのかさっぱりわかりません。
「〜のために必要なので◯◯を××してください」と言われれば「ああ、××をすればいいのか!」と分かりやすいですよね。
相手の気持ちにたって分かりやすい連絡を心がけましょう。

期日や目的が分からない

メールなどで何かを依頼する時、用件だけでなく「期日と目的」は必須です。
そうでないと自分が考えていた期日になっても相手から連絡が返ってこないばかりか最悪すっぽかされてしまうこともあります。
それを避けるために「何のためにやるのか、いつまでにやるのか」を徹底して伝えるようにしましょう。

そうすることで用件の重要性を相手も意識することができ達成されやすくなります。

これからインターンを予定している学生にとっては絶好のチャンスです。
ぜひ社会人としての一歩を踏み出す前に正しい「ほうれんそう」の実践を心がけてみましょう!

ABOUTこの記事をかいた人

柳田哲

やなごん。 将来の夢は日本と中東の架け橋になること。 アラビア語・イスラームについて勉強していて中東をおもに放浪してます。 家系図作成もしていて、先祖を400年辿ることに成功しました。