いつも忙しいと言っている大学生へ。期限切れや遅刻をなくすためのタスク管理術

期限切れや遅刻をなくすためのタスク管理術

周りに「忙しい」といつも言っている友人はいませんか?

学生団体やゼミ、バイトの掛け持ちなどをしていたり、
代表やリーダーなどの役職に就き、やることが多くて手いっぱいになっているなど、
そういった学生は少なくないと思います。

やることが多く、精力的に活動することはとてもいいことですが、
手が回らずに期限を破ったり、遅刻などをしてしまっては元も子もありません。

今回は、期限切れや遅刻が起きないようにし、
余裕を持って生活ができるようになるタスク管理のためのコツを紹介したいと思います。

タスクを4分割して考える

task4

まずはじめにタスクを4つに分けて考えてみましょう。

いつも忙しいと言っている人は、
”重要で緊急度が高いタスクばかり抱えて生きている人”です。
目の前のタスクに追われて、自分でタスクを管理することができなくなっていることが多いです。

タスク管理のコツとしては、
右上の”重要だけど後でいいタスク”を中心にスケジュールを組んでいくことです。

具体的に例に出すと、
卒論の準備、就活のES作成、1月の試験勉強、などは今すぐやらなくてもいいですが、
絶対にやるべき大事なことですよね。

ただ後でやればいいタスクは時間が経つことに段々と左へと寄り、
今すぐやらなくてはいけないタスクへと変わっていきます。

また、覚えておいてほしいことは、
緊急性が高いタスクは急にやってくることがあることです。

急に仕事を振られたり、依頼を受けて時間を使ってしまうこともあります。
そういったタスクが追加されると、今すぐやらなくてはいけないことが多くなり、
手が回らずに期限切れになってしまうことになります。

そうならないためにも、”重要だけど後でいいタスク”を中心に動くことです。

タスクの4分割に関しては、以下の記事に詳しくまとまっているので確認してみてください。
『タスクに追われない。日々を快適に過ごすためのタスク管理術』

タスクをスケジュールに落とし込む

”重要だけど後でいい”タスクを中心に動くといい、と伝えましたが、
期限が迫らないとタスクに気付かない人も少なくありません。

そうならないためにすべきことが「タスクをスケジュールに落とし込む」ことです。

タスクをスケジュールに落とし込むときのコツを2つ紹介します。

3時間以内のタスクに分けて入れる

試験前だから勉強しようと、丸々1日を勉強の日にしていませんか?
週末は空いているから、週末にやろう、と考えていませんか?

こういった考えでタスクをこなそうとすると、
たった3時間で終わることを1日かけてやってしまい時間の無駄が起きることがよくあります。

時間があるからといって、その日にやろうとするのではなく、
「○時から○時までに~~をやる」としっかり定めて行動しましょう。

そうすることで、そのタスクにどの程度時間がかかるのか判断できますし、
定めずにだらだらやることなく、集中して取り組むことができます。

3時間以上のタスクとなると、量が多く、何をすればいいか定かでないことがあります。
タスクは3時間以下でできる程度までに細分化することで、
何をするのかがより具体的で明確になります。

誰が見ても何をするのか分かる状態にタスクを細分化するといいでしょう。

ルーティン化を意識する

どんなタスクでも習慣にすることで、楽にこなせるようになります。

たとえば、朝ごはんを毎日作っている人はすぐに作ることができますが、
普段から作り慣れていない人はたとえ料理ができても多少時間がかかってしまいます。

習慣にすることで節約できる時間は”取り掛かるまでの準備時間”です。
初めてであったり、久々にやることに対しては、気持ちの切り替えが上手くいかず、
どうしても行動を起こすのに時間がかかってしまいますが、
普段から慣れているとすぐに行動することができます。

また、スケジュールを組むときにも、
先に予定として組み込んでいるため、いつやるか考える必要はなくなります。

毎日、毎週やっていることがあれば、日時や時間帯を定めて、
ルーティン化を意識してみることで、無駄な時間を省くことができるはずです。

70%の達成率で考える

きっちりとスケジュールを組むことは大事ですが、何事も予定通りにはいきません。

思ったように仕事が進まずに時間がかかってしまったり、
急なトラブルで時間が奪われてしまうこともあります。
メールが来れば返事をしなくてはいけませんし、
会議の時間が伸びることもありますし、友達が遅刻することもあるでしょう。

ですので、70%の達成率を意識して、スケジュールを組むといいでしょう。

朝から深夜まで予定を入れてしまうと、なにかあったときに予定が終わらずに、
次の日に持ち越して、どんどんやることが溜まっていってしまいます。

そうならないためにも、夜の時間帯と週末には予定を入れないのがベストです。

夜の時間帯を空けておくことで、日中に終わらなかったことを夜にやることができますし、
順調に予定が済めば夜の時間は自由に使えるのでリフレッシュにも最適です。

同様に、週末に予定を空けておけば、平日にできなかったことを行うことができます。

頑張ろうと思って、予定を詰め込み過ぎても、
上手くいかなかったときには迷惑をかけてしまい、結果的にやることが増え、
余裕を持って行動することができず、雑な仕事が増え、よい結果には決してなりません。

大事なことは頑張ることではなく、しっかりと結果を出すことです。

忙しい大学生なんて存在しない

最後に、自分の1週間の予定を時間換算してみてください。

大学の講義、バイト、学生団体の活動、飲み会、インターン…etc

それらの予定を合計すると何時間になりますか??

1週間を時間に換算すると「168時間」です。

睡眠時間を抜いたとしても、「120時間」はあるはずです。
その時間をフルに活用できているでしょうか?

自分の1週間の予定を時間に換算してみて100時間を超えていなければ、
まだまだ時間を有効活用するための改善の余地があります。

もし100時間を超えているとしたら、かなり充実した生活だと思うのですが、
予定の詰め過ぎでなにかあったときにパンクして周りに迷惑をかけることになるでしょう。
余裕を持たせることも頑張り続けるには大事なことです。

貴重な大学生活を少しでも有意義に使えるように、タスク管理術を活用してみてください!