【タスク管理が苦手な学生へ】 タスク管理に効果的な3つの手段

学生団体で精力的に活動している学生のみなさんにとっての最大の悩みであるタスク管理。
学生団体だけでなく大学、バイト、サークルなど他にもあらゆるタスクが存在しますよね。

最初のうちはすぐに片付けられていたものが日に日に量を増すごとに全然減らない…
こういった経験がある学生が多いのではないでしょうか。
タスクが溜まると団体全体に影響があるだけでなく、自分自身のストレスへと繋がっていきます。

今回はタスク管理が苦手な学生のみなさんに、タスク管理で効果的な三つの手段をご紹介します。

1日を三分割して考える

タスクを解消する上で最も大切なのが「時間の使い方」です。
タスクを抱えてしまっている学生の共通しているのが「時間を意識できていない」ことです。
終わらせることだけに意識が向いてしまい、そもそも「いつ」、「どれくらいの時間配分」で終わらせるのかまで考えられていない場合がほとんどです。

そこでまず実践したいのが「1日を三分割して考える」ということです。
ここで注意したいのが、ただ単に朝・昼・晩と曖昧に分割する訳では無いことです。

・午前 7:00~12:00
・日中 12:00~18:00
・午後 18:00~24:00

と具体的な時間まで分けるようにしましょう。

次になぜそもそも分けるのかを説明します。
24時間をひとまとまりで考えてしまうと、細かい内容が把握しづらいからです。
例えば、朝は◯◯があって昼は××の用事があって…と考えてしまうと結局いつ時間をとることができるのかを把握しづらいのです。

では上記のような分け方をするとどうなるでしょうか。
「午前は1限だけ授業で8時には家を出発しないと行けないから、8:00~10:30までは手を付けられないな。でも7:00~8:00、10:30~12:00の間は時間を取れるぞ。じゃあ午前に2時間かかりそうなタスクを終わらせよう!」というように短期間な分、時間を把握することが簡単になり、タスクを当てはめやすくなります。
24時間のスケジュールを把握するより、午前中の5時間だけスケジュールを確認する方が簡単です。

「今日はタスクを3つ終わらせるぞ!」よりも、「7:00~8:00、10:30~12:00の間にタスクを一つ終わらせよう!」」の方が現実味がありますよね。

同様に日中、午後も予定が入っている時間を除いた空き時間にタスクを当てはめると、効果的にタスクを解消することができます。

タスクに優先順位をつける

タスクが終わらない学生に共通しているのが「そもそも手を付けられていない」ことです。
逆に言うと、手を付けたタスクは終わっている場合がほとんどです。

手を付ける前は憂鬱だけど、手を付けたら意外と短期間で片付けられた。
そんな経験はありませんか?
そこで「いかにタスクに手を付けていくか」という方法をご紹介します。

まずは今自分がやらなければならないタスクを一箇所に書き出してみましょう。
どんなに小さいものでも書き出しておくことをお勧めします。
書き出したら、次に書かれているタスクを優先順位(期日や重要さ)を付けて上から並べてみましょう。

人は心理的に憂鬱なことがあればあるほど、他のことに手を付ける気力が無くなりがちです。
例えばこんなタスク一覧になったらどうでしょうか。

・プレゼン資料を作る
・ブログを書く
・メールを送る
・他の人にリマインドをする

多くの学生が、恐らくはタスクを見て「終わらせるの大変だな…」と憂鬱になり結果的に手を付けることをせず、気づいたら期日が目の前に…という事態に陥っているのではないでしょうか。

そこで、優先順位を付けてみましょう。
僕の場合、優先順位は「人を巻き込んでいるタスクか」をまず確認します。

プレゼン資料なら時間はかかるかもしれませんが、自分の問題です。
しかしメールやリマインドはどうでしょうか。
特に社会人にメールを送る場合、時間は厳守しなければなりません。
自分が送っていないことで、相手に迷惑がかかり、その結果さらなる問題に繋がりかねないからです。
そのため、まずはメールを送り、リマインドをしたのちに自分に関わるタスクを終わらせます。

また、タスクを進める場合は重いタスクをまず片付けることで心的な負担を減らします。
いくらタスクの数が減ったところで、一番辛いタスクが最後残ってしまうと辛いものがあります。

一人で抱え込まない

大学のレポートや、自分のブログなら特に問題にはなりません。
しかし一番気をつけたいのは「組織全体に関わるタスク」の場合です。

組織にとって最も大切なのは「誰がタスクを完了したか」ではありません。
重要なのは「タスクが終わったかどうか」だけです。
ヤル気があるのは素晴らしいことです。
しかしヤル気があるあまり、仕事を抱えすぎてしまい結果的にタスクが終わらなかったとしたら、組織全体に悪影響が出てしまいます。

また、任せる側も「終わらせられないなら任せたくない」というのが本音です。
そこで重要なのが「自分自身のキャパを把握する」ということです。

一度引き受けたとしても、冷静にまずは「終わらせるのは可能なのか」を判断しましょう。
もし少しでも難しいと感じたら、その場ですぐに他の余裕がある人に代わってもらう、ないしは分担してもらいましょう。

まとめ

・1日を三分割して考える
・タスクに優先順位をつける
・一人で抱え込まない

いかがでしたか?
溜まったタスクは確かにストレスでしかありません。
しかしタスク管理さえ徹底していれば無茶をしない限りはキャパオーバーになることはほぼありません。

無理をして体調を崩しでもしたほうが、その後に支障をきたすので、自分はどれくらい今余裕があるのかを正確に把握し、無理のない範囲でタスクをこなすようにしましょう。

ABOUTこの記事をかいた人

柳田哲

やなごん。 将来の夢は日本と中東の架け橋になること。 アラビア語・イスラームについて勉強していて中東をおもに放浪してます。 家系図作成もしていて、先祖を400年辿ることに成功しました。