【学生団体向け】学生団体の運営に必須なツール3選!

tool

学生団体や組織を運営する上で情報共有や連絡などで必ず使うツールはあると思います。
メーリングリストは連絡を取るのに必須でしょう。
資料などの共有もその都度メールで送っていては手間なはずです。

そこで今回は、『これは絶対に使った方がいい!』というツールを紹介します。
有名なサービスも多くありますが、使い方を工夫することで今以上に良くなるので、
そういった点も参考にしてもらえたら幸いです。

Dropbox

Dropboxは、複数のコンピュータとの間でデータの共有や同期を可能とする
オンラインストレージサービスです。

簡単に言うと、ファイルを団体メンバー全員で共有できます。

団体内での資料や作成したファイルなど、全員に一括で送るのは手間です。
また、容量にも限界があるため、大きすぎるデータは送れません。

データの共有ということで、学生団体の代替わりがあっても、
情報の引継ぎとしてこの場を使えば、今までのデータを保管することができます。

容量は2GBが基本なので、使い過ぎると容量が一杯になってしまいますが、
ファイルの管理/共有としては必須ツールでしょう。

Facebookグループ

Facebook上で作れるコミュニティー/グループ機能です。

facebookユーザーであれば一度は使ったことはあるでしょうか??

このグループ機能で優れている点は、
・誰が投稿をチェックしたか把握できる
・投稿に対してのコメントを共有できる
・グループでイベント作成ができる


という点です。

メーリスなどでは誰が読んだか把握できませんが、
FBグループであれば誰がチェックしたかひと目で分かります。
昔は読んだらいいねを押してもらうことで読んだかどうか判別していましたが、
今では「既読機能」が付いているため、より簡単に分かるようになりました。

また、メーリスに返信してしまうと全員に届いてしまうため、
個別に返信するなど、その後のリアクションが見えないことがあります。
それ以外では、アンケートや全員の意見を聞きたい場合は、
メールだととてつもない量になってしまうため、オススメできません。
そういった点も、FBグループであればひと目で分かり、
メール通知も多くないため、情報共有する上で最適です。

最後に、グループにてFBイベントを作成できるため、
MTGの出欠確認も同時に管理することができます。
イベント作成時にMTGのアジェンダなども一緒に共有すると尚良しですね。

Google Drive

最後に紹介するのは「Google Drive」です。

始めに紹介したDropboxに近いですが、
ファイル共有/管理に加えて、ファイル作成/変更の点で使いやすいです。

GoogleDrive上では、
「Word」「Excel」「PowerPoint」に近い機能が使えるため、
ソフトがなくてもその場で簡単に作成することができます。
同じExcelファイルを毎日変更するのは人にとって大きな手間のように感じます。

Dropboxが「タンス」だとしたら、GoogleDriveは「引き出し」というイメージです。

他にも、申込フォーム作成から自動アラート機能など使える機能が山ほどあります。
全てを使いこなす必要はないですが、組織で活動していく上で確実に活用できるツールです。

今回は基本的なツールを紹介しましたが、他にも使えるツールは多くあります。

ただ大事なのは、自分たちの組織との相性をしっかりと考えることです。
メンバー自身の基礎スキルも最低限必要になってくるため、使いこなせないツールもあるはず。
自分たちにあったやり方で、便利なツールはぜひ活用していってください!