学生にとってビジネスメールというのは、どこか小難しいイメージをもたれがちです。
しかしビジネスメールはコツさえ掴んでしまえば、それほど苦労せずに書けるようになります。
ビジネスメールのコツはそれについて知っているか、知らないかだけの差であったりもしますので、まずは基本の形を覚えてしまいましょう。
今回はそんなビジネスメールを書くうえでの注意点について紹介します。
件名は本文の要約
ビジネスメールでは件名が非常に大切です。
このメールの目的は何なのかを一言で分かるようにしましょう。
【】や『』などの記号を使うこともおすすめです。
社会人は普段から忙しくしており、メールの処理に追われて、件名によっては開いてもらえないこともありますので、件名は分かりやすくまとめるようにしましょう。
ex.
訪問の御礼と資料の送付
商品開発に関するご提案
宛名と肩書きを明示する
本文の最初には送り先の相手の名前と肩書きを書きましょう。
会社名に「様」は入れませんので、もし相手の名前が分からない場合は、「株式会社〜 ご担当者様」と宛名を書くようにしましょう。
また複数名に送る場合は、役職が上の人から順番に、名前を記載するようにしましょう。
ex.
株式会社Ponnnuf 代表取締役 山口様
外山様
本文の冒頭で挨拶を入れる
本文の冒頭では自分が誰であるのかを名乗るのがマナーです。
まず一言挨拶を入れて、2文目からは自分の所属している大学、団体名を書いて、自分が何者なのかを明確にしましょう。
ex.
始めまして。
株式会社Ponnufのインターンで早稲田大学3年の外山と申します。
目的を最初に入れる
ビジネスメールでは件名でも目的を伝えますが、本文でも真っ先にメールを送った目的を伝えるようにしましょう。
日本語ではその特徴から、前置きが長くなってしまい、相手に本当に伝えたいことが後回しになることが少なくありません。
ビジネスメールでは単刀直入に目的を伝えることが非常に大切ですので、必ず本文の冒頭で、このメールの目的を明確にさせるようにしましょう。
ex.
この度は〜様に就職活動についてお話を伺いたくご連絡させて頂きました。
一行は35字以内で、改行を使う
ビジネスメールでは見た目も非常に大切です。
目安としては一文を35字以内に抑えるようにして、それを越える長さの文章になるときには、改行を使いましょう。
また記号を使い重要なポイントを強調するなど、
相手に配慮をしておくこともより良いビジネスメールを書くうえではおすすめです。
敬語の使い方に気をつける
ビジネスメールでは言葉の使い方も重要です。
敬語に関しては尊敬語と謙譲語の違いや二重敬語に、特に気をつけるようにしましょう。
何気なく使っている言葉でも、少しでも不安を感じたら、ネットで正しい使い方を調べるようにして、相手に失礼のないようにしましょう。
署名を入れる
ビジネスメールの最後には署名を入れるようにしましょう。
署名の形式としては以下の形が一般的です。
- 名前
- 所属
- メールアドレス
- 電話番号
これらの情報は最低でも署名として、文章の最後に入れておくようにしましょう。
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