こんにちは、ライターの柳田です。
先日某ベンチャー起業のインターンに参加してきました。
1dayインターンで、指定時間内にサービス開発というアウトプットを出すという内容でチームごとに分かれて議論を進めていきました。
ここで改めて実感したのが、グループディスカッションは始め方が肝心ということです。
どのように進めるかももちろん重要ですが、始めるにあたって必要不可欠な役割分担が何よりも鍵となります。
そこで今回はインターンを通じて再認識した、グループディスカッションをする上で必要不可欠な4つの役割とその内容を説明していきます。
これらがないと進まない！ディスカッションでの4つの役割
メンバー内で決めなければならない4つの役割についてご説明します。
①リーダー
どんなに小規模でも大規模でも組織である以上、リーダーの存在は必要不可欠です。
チームで定められた理念から議論の方向性がずれないように正しい方向に導くのがリーダーです。
とはいうものの、会ってからほんのわずかしか経ってない人たちの中で誰がリーダーにふさわしいのかはわからないですよね。
そういう場合、何を判断材料としてリーダーを選ぶのかが大切です。
リーダーをやる上で備えてほしい要素は1つだけです。
それは意思決定を下せること。
これだけです。
ディスカッションにつきものなのが以下の2点です。
一つ目は、コンセンサスが取れない。
二つ目は、時間がもうわずかしかないのに案が2つある。
両者とも、ディスカッションにおける悩みどころですよね。
そこで力を発揮するのがリーダーの役割です。
チームに責任を持ち、最終決定を下せる力量を持つ人こそリーダーにふさわしいでしょう。
②ファシリテーター
議論を進める上で、円滑な話し合いになるようにチームをまとめるのがファシリテーターの役割です。
ファシリテーターとして必要になる要素は3つあると思われます。
・チームのメンバー全体を俯瞰して見渡せる
・議論の内容に対する一定量の知識を持っている
・ほとんどのメンバーと円滑なコミュニケーションが取れる
これらの要素が揃うことで、議論が順調にそして円滑に進むのではないでしょうか。
チームの構成員がどのような性格なのか、議論を進める上で何を考えなければならないのか、議論が活発になるようにメンバー全体に話を投げかけていく。
これができてこそのファシリテーターです。
グループディスカッションの成果がきちんと出るかどうかはファシリテーターの腕前にかかっていると言っても過言ではないでしょう。
③タイムキーパー
リーダーの項目で見たように、時間に余裕を持って議論を終えられるディスカッションはあまり見たことがありません。
ほとんどの場合、時間が不足してしまいます。
そうならないために必要な存在がタイムキーパーです。
議論を進める上で最初にアジェンダを設計することになるはずですが、それぞれのアジェンダに対し設けられた制限時間を管理するのがタイムキーパーの役割です。
ただ単に時間を計ればいいというわけではありません。
こまめに経過時間を報告することによって、後々慌てることがないように徐々にプレッシャーをかけていくのがタイムキーパーの役目です。
④書記
「誰か手が空いてる人が書けばいい。」
そう考えてはいませんか？
違います。
書記は固定にしましょう。
1人を書記として任命し、議論が進むごと、決定事項が出るたびに欠かさずメモを取るようにしましょう。
なぜかというと、人間は本来他人任せな生き物だからです。
誰かがホワイトボードに書いてくれるだろう。
自分がメモしなくても誰かがノートに取っているだろう。
こういった場合に起こりやすいのが次のような問題です。
「お前ホワイトボードに書く？」
「いやいや書いていいよ。」
時間がもったいないことこの上ありません。
役職として設けておくことでこのようなタイムロスはなくなります。
ノートの場合も、
「さっき○○について話したけど、結局どうなったんだっけ？」
「あー、どうだっけ？誰かノートに書いてない？」
「え、書いてくれてるんじゃんかったの？」
結果として話し合いの内容が漏れるということはよく生じてしまいます。
最後に
いかがでしたか？
すでに何回かグループディスカッションを経験した学生。
まだ経験したことがなく、これからだという学生。
頭では役割分担について把握しているつもりでもいざという時にリーダーは決めたものの後は流れで…
という場合が多くあります。
事実、僕が先日受けてきたインターンでも当てはまりました。
結果としてタイムキーパーも時々気づいた人だけが声かけし、書記も近くの人が手当たり次第書くことでごちゃごちゃに…
ということになりました。
これらは役割として分担できていれば解決できた問題です。
このようにならないようにこれからのグループディスカッションではそれぞれの役割を再認識し、円滑なディスカッションを進めていってくださいね！
